Будет ли документ с печатью, но без подписи действителен?

Первичка на выдачу товара: вопросы и ответы

Будет ли документ с печатью, но без подписи действителен?

Вопрос таков. Некоторые покупатели забирают товар без доверенностей (забыли, просто не взяли) или просят отправить товар Новой почтой.

Потом очень трудно добиться, чтобы они прислали доверенность или вернули подписанную расходную накладную с печатью.

Насколько сейчас критично отсутствие доверенности, а также подписи и печати на расходной накладной? Нужна ли доверенность, если товар получал лично директор? Может ли подписанный акт сверки помочь в качестве подтверждения получения товара?

Разберем каждый вопрос по отдельности.

Нет доверенности на получение ТМЦ — насколько критично? Для начала напомним, что еще с 1 января 2015 года форма доверенности на получение ТМЦ была отменена вместе с Инструкцией № 991, регулирующей порядок ее обращения. При этом в п. 2.5 Положения № 882 закрепили следующую норму:

«полномочия…

лица, которое в интересах предприятия/предпринимателя получает основные средства, запасы, нематериальные активы, денежные документы, ценные бумаги и другие ТМЦ по договору, подтверждаются согласно законодательству. Такие полномочия могут быть подтверждены, в частности, письменным договором, доверенностью, актом органа юрлица и пр.».

То есть как именно будут подтверждаться полномочия лиц при получении ТМЦ, стороны определяют самостоятельно при заключении договора. И для этого не обязательно должна быть доверенность.

Допустим, стороны договорились, что документом, подтверждающим полномочия лица, которое в интересах предприятия получает ТМЦ, будет доверенность. Какие последствия ожидают продавца, если он выдаст товар покупателю без доверенности?

Какой-либо ответственности, влекущей за собой применение штрафов, действующим законодательством не предусмотрено. Тут вопрос, скорее, только в риске для продавца, выдавшего товар без доверенности, ведь впоследствии покупатель может настаивать на том, что товар им не был получен. Поэтому требовать доверенность при выдаче ТМЦ — в интересах самого продавца.

Но, допустим, покупатель и продавец находятся в доверительных отношениях и покупатель не отрицает того факта, что товар им получен. Может ли отсутствие доверенности на товар как-то негативно сказаться во время проверок контролирующих органов?

Теоретически (если основываться на нормах действующего законодательства) — нет.

А на практике отсутствие доверенности контролирующие органы могут использовать в качестве дополнительных доказательств «нереальности» (отсутствия) сделки.

Об этом свидетельствует многочисленная судебная практика.

К слову, в перечне документов, необходимых для разблокировки налоговой накладной (которые, по сути, плательщик подает для того, чтобы доказать реальность хозоперации), названы и «доверенности, акты руководящего органа налогоплательщика, которыми оформлены полномочия лиц, приобретающих продукцию в интересах налогоплательщика» (п. 14 Порядка № 1173).

Хотя следует отметить, что цепляться за отсутствие доверенности фискалы, скорее всего, будут, только если у них еще будут какие-то зацепки для непризнания операции.

Стоит отметить, что доверенность сама по себе не является первичным документом. Доверенность только фиксирует решение уполномоченного лица (руководителя) предприятия уполномочить конкретное физлицо получить для предприятия определенный перечень и количество ценностей. Сам же факт движения этих ценностей (т. е. хозоперацию) доверенность не фиксирует.

Поэтому признать отсутствие хозоперации только на том основании, что нет доверенности, налоговики не могут (поскольку это даже не первичный документ).

А хозоперации в учете отражают на основании первичных документов (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете).

К тому же главный критерий наличия хозоперации — это изменения в активах и обязательствах, собственном капитале предприятия (ст. 1 Закона о бухучете).

На то, что отсутствие доверенности не может отрицать факта осуществления хозоперации, обращал внимание и ВСУ (постановление ВСУ от 29.04.2015 г. по делу № 3-77гс154).

Нужна ли доверенность, если товар будет отправляться покупателю Новой почтой? Непосредственно поставщику товара в этом случае доверенность не нужна. Ведь товар будет выдавать не поставщик, а отделение Новой почты.

К примеру, можно исходить из положений ч. 1 ст. 909 ГКУ, в которой указано, что по договору перевозки груза, в частности, одна сторона (перевозчик) обязуется доставить доверенный ей другой стороной (отправителем) груз к пункту назначения и выдать его лицу, имеющему право на получение груза (получателю).

В этом случае доверенность на получение отправления и документ, который подтверждает лицо согласно доверенности, будет требовать от получателя уже представитель Новой почты. То есть получатель ценностей должен предъявить доверенность представителю отделения Новой почты. А продавцу (отправителю) будет выдан экземпляр экспресс-накладной, подтверждающей получение отправления получателем.

Получать доверенность от покупателя в данном случае продавцу (отправителю) не нужно.

Нужна ли доверенность, если товар получал лично директор? Нет, не нужна. Директор может забирать товар у поставщиков, не оформляя доверенность на получение ТМЦ. Это ему позволяет норма ч. 5 ст. 65 ХКУ.

В ней четко указано, что руководитель предприятия без доверенности действует от имени предприятия, представляет его интересы в органах государственной власти и органах местного самоуправления, других организациях, в отношениях с юрлицами и гражданами, формирует администрацию предприятия и решает вопросы деятельности предприятия в пределах и порядке, определенных учредительными документами.

Но совсем без документов не обойтись.

Директору придется подтвердить свой статус и право действовать от имени предприятия без доверенности.

Для этого подойдет (1) документ, удостоверяющий личность (например, паспорт), а также (2) документ, который подтверждает, что он может действовать от имени предприятия.

Отсутствует подпись получателя в расходной накладной, а также нет печати предприятия-получателя — насколько критично? Если речь идет о случае, когда товар будет доставляться Новой почтой, то, на наш взгляд, достаточным подтверждением получения товара будет подпись покупателя на экспресс-накладной.

Да, экспресс-накладная не содержит конкретных данных о товаре. В ней содержатся только данные о весе товара, количестве мест, объявленной стоимости, описи отправления. По этим же причинам, так как она не содержит все обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете), она не может считаться первичным документом.

По-хорошему, должна составляться товарно-транспортная накладная (ТТН). Но ее Новая почта вправе не оформлять, так как она является предприятием, внесенным в Госреестр операторов почтовой связи. А Правила № 3635 не регламентируют правила перевозки почты.

Поэтому при отправке товара Новой почтой, если платеж за него осуществляется в безналичной форме, продавец должен вложить в отправление экземпляр расходной накладной (ИНК ГУ ГФС Харьковской области от 26.05.2017 г. № 387/ІПК/20-40-14-10-17). А подтверждением получения товара будет подпись покупателя в экспресс-накладной.

Источник: https://i.factor.ua/journals/buh911/2018/september/issue-39/article-39393.html

Вопросы и ответы с вебинара

Будет ли документ с печатью, но без подписи действителен?

27 мая состоялся очередной онлайн-семинар «Электронная подпись – печать доверия», проведенный совместными усилиями специалистов Synerdocs и DIRECTUM. Уже традиционно все вопросы вебинара собираются вместе, обрабатываются и публикуются отдельным материалом.

Мы отфильтровали вопросы о внутреннем документообороте и оставили в этой статье 17 самых интересных вопросов про использование электронной подписи (ЭП) во внешнем документообороте.

На эти вопросы ответили наши эксперты:

Василий Бабинцев,директор по маркетингу DIRECTUM,ведущий Practicum DIRECTUM.Максим Соловьев,аналитик группы аналитикии внедрения Synerdocs.
  1. Возможно ли использовать электронную подпись для одной учетной записи, как на стационарном рабочем компьютере, так и на мобильных устройствах?

Да, конечно. Необходимо установить сертификат ключа проверки электронной подписи, как на стационарный ПК, так и на мобильные устройства, которые вы будете использовать для подписания документов.

Процесс подписания будет выглядеть следующим образом: подключаете носитель с ключом электронной подписи (закрытой частью) к устройству, где установлен и сертификат и средства электронной подписи (СКЗИ) – и подписываете все необходимые документы.

  1. Достаточно ли неквалифицированной ЭП для подписания бухгалтерских внутренних документов – требование на отпуск ТМЦ, акт ввода в эксплуатацию ОС и т.д. И почему?

Допустимо применение неквалифицированной ЭП при подписании бухгалтерских документов, если данные виды документов не истребует ФНС или любой другой государственный регулятор. В противном случае необходимо применять квалифицированную ЭП в соответствии с ФЗ №63 «Об электронной подписи».

  1. Отмечается ли как-то в документе – есть ли ЭП и какая – простая, неквалифицированная?

Если говорить о Synerdocs, то в сервисе допускается применение только квалифицированной ЭП (при регистрации сертификата проверки ЭП происходит его проверка на соответствие требованиям ФЗ №63 «Об электронной подписи»), поэтому, если документ подписан, и сервис не выдал никаких предупреждений/ошибок, значит, использовался сертификат квалифицированной ЭП.

  1. Как обеспечить юридическую значимость документа подписанного ЭП, если подпись закончилась сегодня, а документ подписан вчера?

Если сертификат проверки и, соответственно, ключ электронной подписи были действительны на момент подписания, то подписанный документ является юридически значимым при условии соблюдения всех требований ФЗ №63 «Об электронной подписи», предъявляемых к применяемому виду ЭП.

Для подтверждения действительности ЭП при долговременном хранении электронных документов в сервисе Synerdocs, например, применяется служба «Штампов времени».

  1. Как взаимодействовать с другими государствами? Кто должен удостоверять подпись, например, при взаимодействии с украинскими заказчиками.

Пример организации межгосударственного взаимодействия можно посмотреть в статье Электронная подпись в трансграничном документообороте, подготовленной Иваном Агаповым, руководителем группы аналитики и внедрения Synerdocs.

  1. Все банки применяют ЭП внутри и вовне компании. Вопрос в том, насколько широкий охват процессов/документов имеет ЭП.

Электронная подпись, на сегодняшний день, применяется во многих сферах, например, межкорпоративный электронный документооборот, отчетность в ФНС и др. регулирующие органы, торговые площадки и т.д.

Применение того или иного типа ЭП регулируются соответствующими нормативно-правовыми актами в той или иной сфере. С технической точки зрения, применение ЭП может быть ограничено политиками, которые определяют область применения конкретно взятого сертификата ключа проверки ЭП.

  1. Каким образом усиленная ЭП прикрепляется к документу? Как отдельный файл в определённом формате, который хранится в БД СЭД, или она встраивается в сам файл подписанного документа?

Существует три основных варианта решения этой задачи, все из них применяются на практике в различных случаях.

  • Первый – встраивание ЭП в документ. Для его реализации необходимо, чтобы документ был создан в одном из форматов, которые поддерживают такое встраивание.
  • Второй – хранение подписи отдельно от документа. Вариант более универсален, так как в таком виде можно хранить ЭП документа произвольного формата.
  • Третий – создание специального файла-контейнера, который будет внутри себя содержать как исходный документ, так и его ЭП.

В СЭД, как правило, ЭП хранится отдельно от подписанного документа, чтобы обеспечить универсальную работу СЭД с документами произвольных форматов

  1. Как правильно хранить в электронном архиве документы, подписанные квалифицированной ЭП? Она ведь выдаётся на 1 год. По истечении 1 года документы теряют юридическую значимость или нет? Их надо переподписывать?

Для долговременного хранения документов в сервисе Synerdocs применяется служба штампов времени. Это делается в связи со следующими моментами:

  • не у всех аккредитованных Министерством связи и массовых коммуникаций РФ Удостоверяющих центров имеется служба штампов времени, и сведения о ней включены в сертификат подписанта или она доступна на момент запроса штампа времени. Используя службу штампов времени развернутую на стороне нашего сервиса, мы можем игнорировать вышеозначенные факты и создавать штампы времени для сертификата, выданного произвольным УЦ;
  • служба штампов времени в соответствии с RFC 3161 может выступать в качестве доверенной третьей стороны. Кроме того, это подтверждается определением данным понятию «служба штампов времени» в документе «Стандарт применения усовершенствованной электронной цифровой подписи», где подчеркивается, что служба штампов времени может входить в состав «независимой организации, предоставляющее услуги по созданию штампов времени»;
  • для создания штампа времени на стороне нашего сервиса используется ПАК «КриптоПро TSP», в состав которого входит КриптоПро TSP Server (версия 1.05.1217), сертифицированный ФСБ России в составе ПАК «Службы УЦ» версии 1.5 по классам защиты КС2 и КС3. Какое ПО используется для создания штампа времени на стороне произвольного аккредитованного УЦ, мы утверждать не можем.

К сожалению, на текущий момент, в законодательстве нет четких требований к созданию и применению штампов времени, а также эксплуатации службы штампов времени.

  1. Для отправки писем от организации, например, в Мэрию Москвы, квалифицированная подпись руководителя равносильна собственноручной?

Да, если Мэрией Москвы не установлены особые требования к передаче документов в ведомства Мэрии в электронном виде.

  1. Правильно ли понимание, что квалифицированной ЭП генерального директора недостаточно для передачи документов контрагентам, если с этими контрагентами не заключено соглашение?

При применении квалифицированной ЭП нет необходимости составления дополнительных соглашений с описанием условий использования ЭП и условий признания ЭП собственноручной подписи на бумажном носителе (п.1 ст.6 ФЗ №63 «Об электронной подписи»).

Т.е. если у вашего генерального директора уже есть ключевая пара (сертификат и ключ электронной подписи), позволяющая формировать квалифицированную ЭП, то обмениваться со своими контрагентами вы можете начинать хоть сегодня, без дополнительных соглашений.

  1. Можно ли квалифицированную ЭП использовать для оформления кадровых документов без оформления экземпляра с “живой” подписью?

Все дело в том, что некоторые виды кадровых документов необходимо/требуется оформлять на бумаге.

Есть еще такие примеры:

  • К вам приходит новый сотрудник, а вы ему даете на подпись трудовой договор в электронном виде. И в случае, если у него нет ЭП, выпущенной для него как для физического лица, у него просто не будет технической возможности подписать договор.
  • Также могут возникнуть технические сложности при оформлении командировочного удостоверения в электронном виде.
  1. Проверяют бухгалтерию, и нужен документ, который был подписан ЭП три года назад, по каждому документу делать запрос в УЦ?

В сервисе обмена Synerdocs, для возможности долговременного хранения документов, развернута служба штампов времени. Штамп времени фиксирует время существования документа, ЭП и доказательств действительности ЭП на момент подписания. Поэтому нет необходимости предъявлять третьей стороне (например, ФНС) дополнительные доказательства действительности ЭП на момент подписания.

В том числе, на одном из публичных выступлений кандидат юридических наук, начальник отдела документальных проверок и ревизий Управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД РФ Смирнова Татьяна Степановна на вопрос «Как представлять документы, если у сертификата ЭП, которым они были подписаны, закончился срок действия?» пояснила следующее:

«Представить документ и истекший сертификат. Это будет говорить о том, что в момент подписания все было легитимно. Такие документы признаются юридически значимыми»

  1. Бывает ли личная квалифицированная ЭП, не привязанная к конкретной организации? Для подписания документов по нескольким организациям.

Да, возможен и такой вариант использования ЭП. Т.е. вы получаете квалифицированную ЭП в аккредитованном УЦ на физическое лицо. А организации, которых вы представляете, выписывают на Вас доверенность на право подписания документов с указанием в доверенности, например, ID сертификата, с помощью которого Вы будете подписывать документы.

  1. Есть архив (например .ZIP). В нем лежат 2 документа EXCEL и WORD. Мы подписываем этот архив ЭП. Будут ли иметь юридическую силу эти 2 документа, если их извлечь из архива?

 Да. Согласно п.4 ст.6 ФЗ №63 «Об электронной подписи»:

«Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов».

  1. Если нет соглашения с контрагентом, как мне убедиться, что документ, который мне прислали, подписан именно квалифицированной ЭП?

 Есть несколько вариантов:

  • Выгрузить сертификат проверки ключа ЭП и проверить его на доверенных площадках, которые предоставляют такую услугу. Например, сайт государственных услуг или подобным ресурсом сервиса Synerdocs
  • Открыть свойства сертификата ключа проверки ЭП, посмотреть каким УЦ выдан данный сертификат и проверить аккредитован ли данный УЦ Минкомсвязью (Министерством связи и массовых коммуникаций РФ).

Перечень аккредитованных УЦ опубликован на сайте Минкомсвязи.

  1. Имеется ли возможность предоставления подписанного документа контрагенту, который не зарегистрирован в системе или не имеет к ней прямого доступа?

Да, есть возможность выгрузки документов из сервиса с ЭП в виде zip-архива, который вы можете передать своему контрагенту любым удобным способом. Но все-таки оптимальный способ – это подключение к сервису обмена всех контрагентов, с которыми вы планируете взаимодействовать в электронном виде.

  1. Как технически происходит обмен сертификатами проверки ЭП между УЦ, взаимодействующими по роумингу?

УЦ не участвует при взаимодействии операторов электронного документооборота. Проверка ЭП под документами происходит также на стороне операторов.

Операторы самостоятельно отправляют запросы в УЦ для проверки действительности ЭП на документе.

***

Напоминаем, что просмотреть вебинар «Электронная подпись – печать доверия» и найти там все заданные вопросы можно у нас в архиве.

Источник: https://www.synerdocs.ru/5292598.aspx

Электронные подписи и новый закон

Будет ли документ с печатью, но без подписи действителен?

Бумажный документ с подписью и печатью является традиционным способом подтверждения юридических фактов. Практики создания бумажных документов и их обмена развивались столетиями и стали частью современной культуры делового оборота.

Однако с развитием технологии и общества эта культура существенно меняется, и скорость изменений такова, что акты нормативного регулирования зачастую не то, что не успевают, но становятся неактуальными уже в процессе подготовки.

Можно сказать, что эта судьба постигла и Директиву ЕС об электронных подписях 1999 года.

Она позволила странам-участницам разрабатывать свои собственные политики электронного документооборота и это привело к тому, что инфраструктуры стран, в части требований к идентификации и верификации, оказались несовместимыми друг с другом и, соответственно, малопригодными к условиям единого рынка.

Необходимо, однако, отдать Директиве ее должное: она фактически легитимизовала даже те способы электронного делового обмена, при которых целостность обмениваемых данных или идентификация его участников не защищены продвинутыми техническими средствами.

Проще говоря, суд может счесть действительным даже договор, заключенный путем обмена простыми электронными сообщениями, не говоря уже о клик-договорах (нажатие на виртуальную кнопку “согласен” или “подтверждаю”) или договорах, заключенных посредством скан-копий.

Гармонизируя свое законодательство с европейским, в 2003 году Украина приняла Закон “Об электронной цифровой подписи” (далее – Закон об ЭЦП), который внес в наше правовое поле понятия электронной подписи и электронной цифровой подписи. Схожим с ЕС образом электронная подпись, даже не защищенная криптографически, стала набирать популярность в украинском деловом обороте и получать все большее административное принятие.

В 2016 году европейская Директива была упразднена, а на замену ей пришел eIDAS – Регламент ЕС 2014 года об электронной идентификации, верификации и доверительных услугах1. Украина совершает аналогичную рокировку: Закон об ЭЦП утратит действие 7 ноября 2018 года, а в силу вступит Закон “Об электронных доверительных услугах” (далее – Закон об ЭДУ).

Очевидным образом, в Законе об ЭДУ многое взято за основу из eIDAS, ряд положений являются прямым переводом. Юристам следует иметь в виду факт этой аналогии, поскольку весьма вероятно, что не только закон, но и его толкование с правоприменением будут следовать за европейской практикой.

Что же касается данной статьи, то далее она посвящена содержанию и практическому значению Закона об ЭДУ в Украине, без отсылок к европейскому законотворчеству. Рассмотрим некоторые из основных элементов Закона об ЭДУ и начнем с электронной подписи.

Закон описывает электронную подпись, усовершенствованную электронную подпись и квалифицированную электронную подпись.

В самом простом виде электронная подпись – это электронные данные, которые прилагаются подписантом к другим электронным данным или логически связываются с ними и используются им в качестве подписи.

Усовершенствованная электронная подпись (УЭП) – это электронная подпись, которая соответствует таким дополнительным критериям:

– она произведена путем криптографического преобразования данных, с которыми связана, при помощи специального оборудования или программного обеспечения;

– при этом применялся личный ключ, который однозначно связан с подписантом и дает возможность его электронной идентификации;

– если происходит вмешательство в целостность данных, скрепленных такой подписью, такое вмешательство становится обнаружимым.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) – это такая подпись, которая соответствует всем критериям для УЭП и, дополнительно, следующим критериям:

– оборудование и/или программное обеспечение, которыми она осуществляется, подлежат дополнительным требованиям (на данный момент законодательство не уточняет, каким именно);

– она базируется на квалифицированном сертификате открытого ключа.

Здесь следует уделить внимание терминам “личный ключ” и “сертификат”. Криптографическая защита электронных подписей основана, как правило, на шифровании, которое предполагает использование пары “открытый ключ – личный ключ”.

Открытый ключ доступен для корреспондентов и для подписанта, а личный ключ должен находиться только у подписанта (эта асимметрия между ключами, кстати, и лежит в основе термина “асимметрическое криптографическое преобразование”, которое встречается в Законе).

При этом пара этих ключей создается таким образом, что присвоить документу электронную подпись можно только при помощи личного ключа, но проверить подпись можно при помощи открытого ключа, соответствующего личному ключу. Корреспондент, получив документ с усовершенствованной электронной подписью, может, в общем случае, полагаться на то, что это присвоение было сделано владельцем личного ключа.

Кроме того, при создании подписи происходит соотнесение данных о документе и данных, содержащихся в самой подписи, таким образом, что если после подписания изменить в документе что-либо, то он перестанет соответствовать подписи и корреспондент способен это обнаружить.

Однако использование пары ключей само по себе не решает вопрос идентификации подписанта. Ведь хотя корреспондент видит, что документу присвоена конкретная подпись, он не всегда может быть уверен в том, что личный ключ не был перехвачен или даже что открытый ключ изначально не был создан злоумышленником с целью выдачи себя за подписанта.

Чтобы минимизировать этот риск, в схему вводится еще один элемент: третья сторона, которая проверяет личность подписанта и, удостоверившись, что данные открытого ключа соответствуют личным данным подписанта, выдает сертификат – специальный набор данных, ассоциированный с удостоверяемым открытым ключом.

Теперь корреспондент, получив подписанный документ, который связан не только с открытым ключом, но и с сертификатом, может полагаться и на то, что лицо, применившее электронную подпись, является тем, чья эта подпись.

При этом если упомянутая третья сторона – удостоверитель внесена в специальный Доверительный список, товыдаваемый ею сертификат является квалифицированным сертификатом, и сама она имеет статус квалифицированного предоставителя электронных доверительных услуг.

Следует обратить внимание, что Закон делает специальный акцент на идентификации – ее проведение обязательно, если соответствующая услуга является квалифицированной.

Таким образом, более наглядно, чем с помощью формальных определений, хоть и более упрощенно, классы электронных подписей можно описать следующим образом. Электронная подпись – это любая электронная форма данных, используемая подписантом в качестве подписи, не обязательно защищенная.

Пример такой подписи – скан-изображение собственноручной подписи, которое прикладывается к текстовому файлу и конвертируется, скажем, в формат pdf.

Усовершенствованная электронная подпись – это подпись, сформированная с использованием средств криптографии, но при этом не обязательно с использованием сертификата, а если и с использованием, то не обязательно, чтобы сертификат был квалифицированным.

Примером существующего протокола, который, предположительно, можно счесть подпадающим под критерий усовершенствованной подписи, являются решения, основанные на стандарте OpenPGP.

Квалифицированная электронная подпись – должна быть основана на криптографии, и открытый ключ должен быть подтвержден сертификатом, и сам сертификат должен быть квалифицированным. Сегодняшним близким аналогом квалифицированной подписи являются, пожалуй, реализации цифровой электронной подписи на основании действующего Закона об ЭЦП.

Помимо электронной подписи, Закон вводит понятие и электронной печати. Электронная печать также может быть усовершенствованной и квалифицированной – критерии этих классов аналогичны соответствующим критериям классов подписей.

Отличие заключается в том, что электронной подписью может пользоваться как юридическое, так и физическое лицо, а электронной печатью – только юридическое.

В функциональном же смысле существенной разницы между электронной подписью и электронной печатью нет.

Следует сделать оговорку, что Закон предполагает установление требований, которым должны соответствовать средства электронной идентификации и средства квалифицированной подписи и печати; установление этих требований поручено Кабмину.

При этом Закон устанавливает принцип технологической нейтральности – то есть невмешательства госорганов в процесс разработки оборудования и программ для криптографической защиты, который не будет препятствовать достижению интероперабельности между ними.

Хотя эта формулировка не достаточно ясна, следуя европейскому опыту, можно предположить, что речь идет о возможности разработчиков и предоставителей услуг самим определять, какие схемы и решения использовать в рамках установленных требований, и с учетом принципа совместимости – например, использовать ли физические устройства доступа или облачные сервисы, использовать ли двухфакторную или многофакторную аутентификацию и т. п.

Закон об ЭДУ предусматривает, что электронная подпись или печать не могут быть признаны недействительными и лишены возможности рассматриваться как доказательство в судебных делах исключительно на том основании, что они имеют электронный вид или не соответствуют требованиям к квалифицированной электронной подписи или печати. С этой точки зрения, правовой статус простой электронной подписи остается прежним – отсутствие квалификации не делает документ с такой подписью автоматически недействительным, но степень доверия к ней может быть низкой. Квалифицированная электронная подпись, напротив, имеет презумпцию аутентичности. (Данная презумпция однако еще не означает неоспоримость; аналогично, даже аутентичность ручной подписи может быть оспорена). Усовершенствованная подпись занимает среднюю позицию: ее достоверность не презюмируется, однако Закон присваивает схемам с такой подписью среднюю степень надежности.

Закон предъявляет специальные требования к квалифицированным предоставителям доверительных электронных услуг. Чтобы получить этот статус, заявитель (который может быть физическим или юридическим лицом) должен, помимо прочих организационных и технических мер, осуществить аттестацию своей комплектной системы защиты информации.

Статус квалифицированного предоставителя услуг заявители получают со дня внесения соответствующей записи в Доверительный список (еще не создан).

Следует заметить, что аккредитованные центры сертификации ключей, созданные по Закону об ЭЦП, получают данный статус автоматически и должны быть внесены центральным удостоверительным органом в Доверительный список автоматически в течение года после вступления Закона в силу.

Помимо формирования, проверки и подтверждения действительности квалифицированных электронных подписей и печатей, их сертификатов и их хранения квалифицированные предоставители могут предоставлять следующие услуги:

– формирование, проверка и подтверждение электронной метки времени;

– заказная электронная доставка.

В данной статье не описываются юридические аспекты практики и перспектив этих услуг в украинском деловом обороте. Однако принципы идентификации, подтверждения сертификатов и удостоверение подписями в отношении этих услуг во многом аналогичны тому, что описано ранее в отношении электронных подписей и их классов. Возможно, этим дополнительным услугам будет посвящена отдельная статья.

На первый взгляд, Закон об ЭДУ больше напоминает технический норматив, чем, собственно, закон. Учитывая, что предыдущий Закон об ЭЦП носил похожий характер и воспринимался как нечто нишевое, есть соблазн не придавать этой реформе большое юридическое значение.

Однако в настоящее время резонанс как самого закона, так и темы электронной идентификации вообще может быть иным. В отличие от предыдущего десятилетия, идентификация клиентов и контрагентов становится существенно более важным аспектом для многих видов деятельности.

Во-первых, потому что коммерческая деятельность, в самом широком смысле, становится все более интернет-зависимой, а бизнес-отношения – все более дистанционными.

Во-вторых, потому что бизнесы обязаны идентифицировать всех, с кем имеют дело со все возрастающей тщательностью и со все возрастающей ответственностью за несоблюдение требований по идентификации.

Таким образом, есть вероятность, что в обозримом будущем применение технологий и практик, описанных в этой статье, станет необходимостью не только для банков и бизнесов с усиленным риск-менеджментом, но и для средних и малых бизнесов. В этом случае понимание того, как работает инфраструктура электронных подписей, может стать так же важно, как и умение пользоваться ноутбуком – как для юристов, так и для их клиентов.

Источник: http://uz.ligazakon.ua/magazine_article/EA011023

Печать: обязательна ли она на документе?

Будет ли документ с печатью, но без подписи действителен?

«Без пе­ча­ти не­дей­ст­ви­те­лен» – та­кую фра­зу час­то мож­но ус­лы­шать от лю­дей, ра­бо­таю­щих с до­ку­мен­та­ми. Од­на­ко не все­гда от­сут­ст­вие пе­ча­ти го­во­рит о том, что до­ку­мент яв­ля­ет­ся не­дей­ст­ви­тель­ным или не­за­кон­ным. Рас­смот­рим нор­мы пра­ва, ко­то­рые по­зво­ля­ют ра­бо­тать без пе­ча­ти.

Что такое печать?

Печать – это оттиск, сделанный специальным штемпелем на бумаге, сургуче, воске или другом материале, являющийся одним из средств удостоверения документов.

С юридической точки зрения печать – это реквизит документа. Следовательно, печать придает юридическую силу именно документу как форме фиксации информации, а не подписи на документе.

Традиционно для придания административному документу юридической силы достаточно подписи уполномоченного должностного лица (часть первая п. 18 Инструкции № 4). Такое же правило действует и для договоров (часть первая п. 1 ст. 161 ГК).

Вместе с тем законодательство или внутренние документы организации могут устанавливать дополнительные требования, которым должна соответствовать форма документа, в т.ч. обязательное наличие печати (часть вторая п. 18 Инструкции № 4; часть третья п.

1 ст. 161 ГК).

Локальные нормативные акты также могут определять и перечень должностных лиц, уполномоченных подписывать документы, скрепляемые печатью организации. В таких случаях печать организации ставится на документах, подписанных только определенными должностными лицами этой организации. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Внимание!

Для придания документу юридической силы обычно достаточно подписи. Только в случаях, определенных законодательством или локальными нормативными правовыми актами, требуется печать. При отсутствии у лица, подписавшего документ, права подписи этого документа, проставление главной печати не придает такому документу никакой юридической силы.

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях,  утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

Документ:

Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).

Какие виды печатей может иметь организация?

Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, что установлено Инструкцией № 4. Инструкция № 4 закрепляет 3 вида печатей:

1) печать организации;

2) печать структурного подразделения организации;

3) печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов, справок и т.п.).

Информация, размещаемая на печати

Характер и объем информации, размещаемой на печатях организаций, ничем не ограничивается, как не ограничивается и количество печатей и штампов, которые может иметь юридическое лицо. Главное условие их применения — их оттиск должен явно отличаться от оттиска основной печати.

Обратите внимание: печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь могут пользоваться только Президент Республики Беларусь, Национальное собрание Республики Беларусь, Совет Министров Республики Беларусь, министерства и государственные комитеты, другие подчиненные и подотчетные Президенту Республики Беларусь, Национальному Собранию и Совету Министров государственные органы, местные исполнительные и распорядительные органы, суды, органы прокуратуры, государственные нотариальные конторы и нотариальные бюро, а также юридические лица, которым законодательством предоставлено соответствующее право использовать изображение Государственного герба Республики Беларусь (ст. 10 Закона № 301-З).

Документ:

Закон Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» (далее – Закон № 301-З).

В негосударственных организациях как основная используется так называемая печать фирмы, которая приравнивается к гербовой.

В центре такой печати обычно размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре). Но организация вправе разместить и иную информацию, например, указывающую на ведомственную подчиненность.

Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются локальными нормативными правовыми актами организации.

Вспомогательные печати могут использоваться:

– для заверения справок;

– заверения копий и выписок из документов;

– в учетных документах и др.

Внимание!

Запрещено требовать от организации проставления на документах печати иного вида, чем установленный принятым в организации локальным нормативным правовым актом.

Для чего нужны штампы

Помимо основных и вспомогательных печатей в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. Следовательно, штамп представляет собой реквизит документа, придающий документу юридическую силу и ускоряющий документооборот.

Штампы бывают нескольких видов:

– угловой (адресный);

– регистрационный;

– ограничивающий права доступа к документу;

– с реквизитами организации;

– маркировочный.

Угловой штамп проставляется в левой верхней части 1-го листа документа. Допускается изготавливать угловой штамп 3 видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп конкретного вида документа.

Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) по вертикали (пп. 32–34 Инструкции № 4)

Регистрационный штамп «отметка о поступлении» содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа и проставляется на нижнем поле 1-го листа документа справа (только на самом документе, но не на приложениях к нему).

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством для сведений, составляющих государственную тайну и носящих конфиденциальный характер.

Штамп с реквизитами предприятия, как правило, имеет небольшой размер и рамку. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, УНП.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Справочно:

требования к оформлению реквизитов документов изложены в разд. 5 Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Какие документы скрепляются печатью

В настоящее время отсутствует единый нормативный правовой акт, определяющий виды документов, на которых в обязательном порядке проставляется печать.

Примерный перечень документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, закреплен постановлением № 100.

Документ:

постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (далее – постановление № 100).

Согласно этому перечню печать должна проставляться на подлинниках и копиях таких документов, изданных или хранящихся в организации, как:

– трудовые книжки;

– уставы (положения) предприятий, учреждений и организаций;

– договоры;

– доверенности и иные документы, удостоверяющие права физических и юридических лиц;

– образцы оттисков печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей;

– акты (приемки законченных строительством объектов, выполненных работ и др.);

– командировочные удостоверения;

– документы, на которых воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено нормативными актами Республики Беларусь.

Перечень иных документов, на которых проставляется такая печать, организация вправе определять самостоятельно.

Печать на договоре

Форму договора определяют нормы, предусмотренные ст. 161 ГК, которые не предусматривают обязательного проставления оттиска печати на договоре. Однако наша деловая практика свидетельствует о том, что оттиски печатей используются практически во всех письменных сделках.

Дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки, в частности обязательность печати, устанавливаются соглашением сторон (часть третья п. 1 ст. 161 ГК).

Законодательство содержит требования об обязательном наличии печати на договоре только в особых случаях, например, при регистрации сделки с недвижимостью (ст. 67 Закона № 133-З), или при использовании закрепленной законодательством формы типового договора.

В остальных случаях ставить или нет печать на договор – это вопрос соглашения сторон.

Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций сторонам необходимо четко отражать в договоре свое намерение скреплять или не скреплять документ оттисками печатей.

Внимание!

Если законодательством или договором предусмотрено (согласовано) проставление оттиска печати на документе, а фактически она не будет проставлена, то это квалифицируется как несоблюдение простой письменной формы сделки, что может повлечь ее недействительность (ст. 163 ГК).

Документ:

Закон Республики Беларусь от 22.07.2002 № 133-З «О государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него, и сделок с ним (далее – Закон № 133-З).

Справочно:

Источник: https://www.jurk.by/izdaniya/ya-spok/pechat-obyazatelna-li-ona-na-dokumente_0000000

На каких документах организация может поставить факсимильную подпись, не нарушая законодательство

Будет ли документ с печатью, но без подписи действителен?

* Правила применения факсимиле в гражданско-правовых отношениях доступны для подписчиков электронного “ГБ”

Использование факсимиле при оформлении первичных учетных документов

Если в соответствии с нормами законодательства требуется проставление личной подписи и нет специальной оговорки о возможности использовать воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, то такое использование не имеет правовой основы.

Например, требование подписи содержат:

– п. 2 ст. 10 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З “О бухгалтерском учете и отчетности” (далее – Закон).

Из Закона следует, что каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом. К числу обязательных сведений, которые должны содержать первичные учетные документы, отнесены должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Как видим, Закон не предусматривает буквально возможность использования факсимильного воспроизведения подписи на первичных учетных документах;

– п. 4 Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 “Товарно-транспортная накладная” и ТН-2 “Товарная накладная”, утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 192.

Этот пункт инструкции содержит обязанность при заполнении реквизитов накладных ТТН-1 и ТН-2 указывать сведения о лицах, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, в т.ч. их должности, фамилии, инициалы и личные подписи.

Поэтому в случаях, когда законодательство требует заверения (удостоверения) документа подписью, а также указывает на обязательность проставления личной подписи, на документе должна проставляться оригинальная подпись лица.

Соответственно замена личной подписи ее факсимильным воспроизведением влечет нарушение порядка оформления первичного учетного документа |*|.

* Информация о порядке использования факсимиле в первичных учетных документах доступна для всех читателей GB.BY

Справочно: за данное нарушение контролирующие органы могут привлечь к ответственности по п. 1 ст. 12.1 Кодекса РБ об административных правонарушениях.

Так, нарушение должностным лицом юридического лица установленного порядка ведения бухгалтерского учета (учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и отчетности влечет предупреждение или наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин.

Рекомендации эксперта

В судебной практике Республики Беларусь нет единого мнения о последствиях принятия к учету документов с факсимильным воспроизведением подписи.

С одной стороны, поскольку за достоверность содержания первичного учетного документа отвечают лица, подписавшиеэтот документ, факсимильный документ не может быть принят к бухгалтерскому учету, так как проставление факсимиле не гарантирует действительности подписи, а также не определяет лицо, фактически составившее документ и несущее ответственность за его правильность.

С другой стороны, нарушение порядка оформления первичного учетного документа не влечет автоматического аннулирования хозяйственной операции и доначисления налогов |*|.

* Информация о налоговых последствиях, в т.ч. при указании в ТТН факсимильной подписи, для организаций, работающих с лжеструктурами, доступна для всех читателей GB.BY

В связи с этим данное нарушение суд должен оценивать всесторонне в совокупности с другими доказательствами по делу с точки зрения объективности совершения самой хозяйственной операции.

Использование факсимиле при оформлении внутренних документов организации

Организация может использовать факсимильную подпись во внутреннем документообороте, но с ограничениями (см. таблицу).

Относительно заверения печатью организации факсимиле подписи руководителя организации необходимо отметить следующее.

Подпись и печать являются реквизитами, придающими документу юридическую силу. При этом подпись является обязательным удостоверяющим реквизитом документа, а печать – дополнительным (п. 18 Инструкции № 4).

Организации могут изготавливать и использовать 3 вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения, печать, указывающую на ее целевое назначение (часть третья п. 62 Инструкции № 4). Печати организаций, в свою очередь, подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба РБ) и простые.

Перечень документов, на которых проставляется печать, организация определяет на основании законодательства РБ.

Важно! Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в т.ч. факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей (п. 62 Инструкции № 4).

Мнение эксперта

В Республике Беларусь отсутствует единый нормативный правовой акт, определяющий, в каких случаях документы должны удостоверяться печатью. Соответствующие нормы закреплены в ряде актов законодательства РБ, например:

– в п. 3 ст. 12 Закона РБ от 18.07.2011 № 300-З “Об обращениях граждан и юридических лиц”.

Обращение юридических лиц должно содержать личную подпись руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения, заверенную печатью юридического лица;

Источник: https://www.gb.by/izdaniya/glavnyi-bukhgalter/na-kakikh-dokumentakh-organizatsiya-mozh

Консультант закона
Добавить комментарий