Как правильно исправить ошибку в трудовой книжке?

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Как правильно исправить ошибку в трудовой книжке?

Многие специалисты отдела кадров, канцелярии и бухгалтерии, даже имеющие солидный стаж работы, не знают, как внести исправление в трудовую книжку.

Ошибки в этом важном документе встречаются крайне редко, но если неправильная запись внесена, то исправить ее не только можно, но и необходимо в соответствии с законодательством.

Правовые основы

Российским Министерством труда и социального развития в 2003 году была разработана специальная инструкция (№69), регулирующая порядок заполнения трудовых книжек.

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

Исправления в документ должны вноситься в соответствии с этими требованиями.

При работе с трудовыми книжками следует учитывать и положения 225 Постановления Правительства РФ, регулирующего ведение и хранение этих документов (2003 г.).

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

Неверные сведения могут быть обнаружены как на титульном листе трудовой книжке, так и в ее разделах и на вкладыше к ней.

Схема исправления данных практически одинакова, однако в каждом случае будут иметься свои особенности.

Общие правила

К самому оформлению трудовой книжки следует отнестись с особым вниманием, дабы избежать в будущем проблем с расчетом пенсии работника.

Если в новый документ были внесены неверные сведения, он подлежит уничтожению.

Если ошибка выявлена в уже действующем документе, запись не зачеркивается и не заштриховывается. Она исправляется новой записью ниже.

Текст внесен другой организацией

Даже если ошибка в документе допущена кадровиками другой фирмы, специалисты новой организации производят исправления в трудовой книжке работника.

Для этого он должен представить работодателю документы, подтверждающие факт наличия ошибки и содержащие правильную информацию.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

Если работник после увольнения еще официально не числится на новом рабочем месте, исправление выявленной неверной информации может произвести прежний работодатель.

Для этого он:

  • Вписывает в графу «Сведения о работе» название своей организации, тем самым открывая блок записей от лица бывшего работодателя (ведь ранее была поставлена запись об увольнении, и непонятно кто и на каком основании вносит данные).
  • Указывается текущая дата внесения исправлений арабскими цифрами.
  • Запись признается недействительной, указываются верные сведения.
  • Ставятся реквизиты Приказа, подтверждающие истинность новых данных.
  • Свою подпись ставит специалист кадрового отдела и хозяин трудовой книжки, ставится печать организации – блок исправительных записей закрывается.

Пример:

Указаны не те даты

Невнимательность кадровика при написании дат в трудовой книжке может привести к дальнейшим проблемам с Пенсионным фондом, поэтому сам работник должен несколько раз перепроверить написанное в документе.

Ошибка в дате приема в организацию или в иных датах должны быть обязательно исправлены в кратчайшие сроки.

При ее обнаружении работник:

  • Пишет заявление на имя директора с просьбой исправить ошибку.
  • Издается приказ о необходимости внесения исправлений, ему присваивается номер.
  • Работник кадровой службы письменно подтверждает недействительность ранее указанных данных.
  • Вписывается правильная дата, ставится номер приказа – основания для внесения изменений.
  • Специалист пишет свою должность, фамилию, инициалы и подпись, ставится печать.

При наличии ошибки в дате рождения сотрудника эта дата полностью зачеркивается сплошной линией, а сверху пишется верная информация.

Сбоку информация конкретизируется, указывается серия и номер Паспорта РФ с верными сведениями.

Пример:

Неправильно внесены реквизиты приказа

Важно знать, как исправить ошибку в одной из самых важных граф трудовой книги – сведениях о документе, на основании которого вносятся данные.

В большинстве случаев данные вносятся на основании приказа.

Порядок внесения данных о приказе таков: документ, его дата и номер. Ошибочно менять порядок этих реквизитов. При необходимости изменить запись из-за неверно внесенной информации о приказе запись дублируется, но последняя графа пишется уже без ошибки.

Если в самом приказе была допущена ошибка, в 4 графе должны быть записаны серия и номер отменяющего ее приказа.

Исправление сведений о награждении

В трудовой книжке предусмотрен отдельный раздел для внесения данных о награждении сотрудника за особые заслуги перед предприятием.

Часто заполнение этого раздела не производится. Но иногда информация о награждениях не только своевременно вносится в документ, но и содержит в себе ошибку.

В данном разделе, как и в других частях трудовой книги, сведения нельзя зачеркивать или заштриховывать.

Необходимо на текущую дату сделать пометку, что предыдущая запись действительной не является, далее указав правильные сведения.

Пример:

Замена сведений на титульном листе

Основные сведения о работнике содержатся на титульном листе трудовой книжки.

Незамеченная ошибка в основных реквизитах этой страницы должна быть устранена сразу после обнаружения. Запрещается замазывать штрихом.

Под неверной информацией следует сделать пометку о том, что вышеуказанные данные недействительны, а далее написать правильные сведения.

Зачеркивать слова в исключительных случаях на титульном листе разрешается.

После зачеркивания пишется правильное слово, затем исправление заверяется работодателем и ставится печать.

Пример:

Данные и исправления в трудовую книжку вносятся черной, фиолетовой или темно-синей пастой, обладающей светостойкостью и водостойкостью.

Примеры со сменой фамилии в трудовой книжке на практике встречаются наиболее часто.

Конкретных правил по исправлению на законодательном уровне не прописано, однако принято использовать следующую схему исправления:

  • Сплошной линией зачеркивается устаревшая или ошибочная информация.
  • Ниже (рядом) пишется действительная фамилия.
  • Изнутри (слева) исправленная информация уточняется и подтверждается вписанием названия, серии и номера документа – основания для исправления.
  • Исправление заверяется работодателем, ставится подпись и печать.

Исправление неточностей во вкладыше

Если работник часто меняет должности и места работы, некоторые разделы трудовой книжки могут закончиться.

Для дальнейшего внесения сведений о работе к трудовой книжке прикладывается специальный вкладыш.

В нем:

  • Если запись сделана неправильно при самом оформлении нового вкладыша, он подлежит уничтожению, о котором и составляется соответствующий акт.
  • Если на первой странице трудовой книжки уже проставлены серия и номер испорченного вкладыша, то серия и номер нового бланка также проставляются.
  • При наличии ошибки в какой-либо из записей, сделанных во вкладыше, порядок исправления стандартен. Сначала ставится порядковый номер новой записи, затем дата внесения исправления и правильный текст.
  • Указанная информация должна быть подтверждена Приказом, его серия и номер должны совпадать с данными Приказа в предыдущей записи.

Аннулирование, если запись внесена ошибочно

Вопрос о том, как аннулировать ошибочно внесенную запись, также нашел свое отражение в практике кадровых работников.

После простановки очередного порядкового номера и текущей даты специалист пишет о том, что предыдущая запись №… недействительна. Документ-основание для признания записи ошибкой может вообще не указываться, либо может быть издан специальный Приказ о необходимости внесения исправлений в трудовую в связи с ошибочно внесенной записью.

Реквизиты этого приказа и будут вписаны в четвертую графу.

Пример:

Таким образом, к заполнению трудовой книжки следует подходить с особым вниманием.

Проверять правильность внесенных данных должен не только кадровик, но и сам работник. Исправление ошибок займет намного дольше времени, чем предотвращение появления таковых.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/ispravlenija-v-trudovoj-knizhke/

Когда необходимо исправить ошибки в трудовой книжке работника

Как правильно исправить ошибку в трудовой книжке?

Очень часто в силу своей невнимательности или неопытности кадровый работник допускает опечатки или ошибки в процессе заполнения трудовых книжек сотрудников организации.

Внесенные некорректные данные могут впоследствии поспособствовать возникновению проблем с процедурой оформления пенсии по трудовому стажу.

Поэтому исправление ошибок в трудовой книжке обязано происходить вовремя и правильно.

Кто может исправить трудовую книжку?

Еще в 2008 году Правительство РФ установило правила по ведению трудовых книжек, которыми указывается два возможных решения данного вопроса. Ошибка должна быть обнаружена владельцем или его новым работодателем при поступлении в другую компанию, если неверные данные были внесены именно на прежнем месте работы.

Если организация – прошлый работодатель функционирует и по сей день, то только он может исправлять внесенные собственноручно некорректные данные в трудовой книжке.

Когда бывший наниматель к моменту обнаружения ошибок уже прекратил свою деятельность, неважно по каким причинам, то верные записи вводятся новым работодателем.

Основанием для возможности исправления информации в трудовой нынешним предпринимателем служит документ об исключении прошлого нанимателя из государственного реестра.

Правила исправления ошибок в трудовой книжке

Если обстоятельства сложились так, что работник/работодатель/бухгалтер обнаружил неверную запись в трудовой книжке, тогда для ее исправления необходимо руководствоваться следующими правилами:

  1. При заполнении документа следует уничтожить старый бланк и завести новый, в который будут внесены корректные данные.
  2. Если ошибка была совершена прошлым работодателем, то верная запись должна быть произведена нынешним работодателем. Чтобы внести новую информацию в трудовую, потребуется ее документальное подтверждение, которое обязан предоставить владелец книжки.
  3. Ошибки, сделанные в основных разделах, не подлежат зачеркиванию. Чтобы исправить некорректные сведения, нужно сначала сделать запись: «Сведения № … недействительны», а затем ниже добавить (уже под другим номером) новую, правильную информацию о работнике.
  4. В случае, если был испорчен титульный лист трудовой книжки, вносимые изменения должны располагаться на нем же. Данная процедура проходит путем зачеркивания (с помощью одной черты) неверной записи и введением новых данных на основе официальных документов (паспорт, дипломы, свидетельство о заключении брака). Исправленные сведения должны быть заверены работодателем и оттиском печати компании.
  5. Новые данные (впрочем, как и старые) вписываются аккуратно и с использованием шариковой, гелевой или перьевой ручки, содержащей световодостойкие чернила. Цвет ручки – синий, фиолетовый или черный.
  6. Каждое слово должно быть внесено полностью, то есть запрещено делать какие-либо сокращения.

Какими документами следует руководствоваться при изменении записей?

Трудовая книжка является таким же официальном документом, как паспорт или водительские права, поэтому ни в коем случае нельзя вносить данные, придуманные самим работником или работодателем.

Прежде всего, нужно опираться на Трудовой кодекс, который предусматривает правильные формулировки сведений о работниках. Помимо этого, существует специальная инструкция по заполнению документа о стаже.

Ни одна запись не сможет быть изменена, если не будет существовать основание для этой процедуры. Это может быть приказ начальника либо другой документ. Для рассмотрения просьбы работника об исправлении данных в его трудовой, от него обязательно потребуется письменное заявление на имя руководителя.

Как поменять личные данные работника?

Сведения о работнике вводятся на титульный лист документа о занятости. Чтобы знать, как исправить дату в трудовой книжке или имя, фамилию и отчество, необходимо учитывать следующую последовательность в действиях:

  1. Сначала перечеркиваются одной линией ошибочные сведения.
  2. Вносится корректная информация (на основании паспорта, свидетельства о браке или других документов).
  3. Внутри обложки трудовой записываются ссылки на те источники, которые подтверждают правильность введенных сведений.
  4. Происходит заверка новых записей, проставляется печать организации и подпись того лица, которое занимается этим вопросом.

Если ошибка допущена в отчестве или имени работника, то при решении данной проблемы нужно руководствоваться тем, когда именно она была выявлена.

При обнаружении факта внесения неправильной записи в процессе первичного заполнения документа, необходимо уничтожить старый бланк и ввести новые, корректные данные, в новую трудовую книжку.

Если произойдет такой случай, что ошибку заметит второй или последующий работодатель, таким способом воспользоваться не получится.

Чтобы разрешить подобную неприятность, владелец трудовой книжки будет вынужден обратиться в суд, в котором на основании предоставленных документов, подтверждающих его личность, будет признана/не признана ее принадлежность данному лицу. Уполномоченное лицо, помимо стандартных записей (по алгоритму), добавляет следующую фразу: «Исправленному Иванова на Иванкова верить».

Исправление сведений об образовании работника

При поступлении на самое первое место работы сотрудник может не иметь оконченного образования. В такой случае целесообразней будет оставить данную строку в трудовой книжке пустой. Но и неправильным считается, когда работодатели не указывают даже неоконченное образование.

В подобной ситуации нельзя обойтись теми же методами, что и при внесении изменений в Ф.И.О. или же дату рождения работника. Здесь необходимо не исправить запись, а дополнить (изменить) ее. При этом основываться следует на полученных от работника документах об образовании. Запись также заверяется, проставляется печать предприятия.

Исправление неправильных сведений о трудовом стаже

Ошибки, связанные с неправильным введением данных в раздел «Сведения о работе», являются наиболее частыми.

Так как трудовая книжка является главным документом гражданина РФ, в которой прописана его занятость за весь период существования данного документа, то относиться к правильному внесению информации нужно с особой внимательностью. Поэтому в случае возникновения некорректных записей их в срочном порядке нужно исправлять.

Ситуация 1. Неверные данные о приеме на работу

В этом случае некорректной информацией может являться либо неправильное написание структурного подразделения компании, в которое был принят работник, либо указание неверной должности. Проще всего будет исправить такие данные, если их обнаружили до внесения новых данных о трудовой деятельности. Ошибочные записи ни в коем случае не нужно перечеркивать.

Порядок внесения исправлений:

  1. В разделе «Сведения о работе» необходимо после неправильной записи поставить следующий порядковый номер, потом дату корректировки, а третья графа должна содержать следующее: «Запись под № … считать недействительной».
  2. В четвертой графе указывают правильные данные: сначала номер документа – основания к исправлениям, затем саму верную информацию.

Такой порядок действий может иметь место лишь тогда, когда ошибки были обнаружены спустя небольшой промежуток времени. Тогда с решением подобной проблемы не возникнет особых проблем.

Все последующие записи в трудовой книжке должны будут сопровождаться печатью организации и заверкой с помощью подписи уполномоченного лица.

При обнаружении ошибки в документе уже после поступления работника в новую компанию, необходимо будет проделать все те же действия с единственным отличием, что верная запись будет вноситься после всех уже существующих в нем данных.

Ситуация 2. Исправления об увольнении или переводе работника

Ошибки, связанные с недействительностью данных о переводе или увольнении работника, признаются либо трудовой инспекцией, либо самим работодателем. В некоторых случаях возможны даже судебные разбирательства по поводу такой некорректно введенной информации. Примерами могут служить оспаривание работником причины увольнения или незаконного освобождения от ранее занимаемой должности.

В случае исправления ошибки, связанной с неправильной формулировкой основания к увольнению, ставится следующая запись: «Запись под №… считать недействительной, работник был уволен … (вписывается верная причина).

Если же некорректными данными являются сведения по поводу незаконного увольнения, и по решению суда этот факт был установлен и доказан, то когда работника вновь восстановят на прежнее место, уполномоченное лицо должно будет ввести следующую запись: «Запись под №… считать недействительной, работника восстанавливают на прежнем месте работы».

Кроме того, четвертая графа должна содержать ссылки на те важные документы, на основании которых работодатель решил повторно принять (восстановить) работника либо о внести изменения в формулировку мотива увольнения.

Если же работник и вовсе пожелает избавиться от незаконно внесенных сведений о его трудовой деятельности, то тогда он может в письменном виде принести заявление своему нанимателю о предоставлении дубликата трудовой книжки. В нем не должны содержаться эти недействительные записи.

Трудовая книжка – это основной и очень важный документ гражданина, в котором представлены все данные о трудовой деятельности работника. Неверно внесенные записи должны быть в срочном порядке исправлены.

Такая спешка связана с тем, что в процессе обращения работника в Пенсионный фонд за тем, чтобы ему назначили трудовую пенсию, могут быть выявлены данные ошибки, и некорректную запись могут не учесть в общий стаж гражданина.

Источник: https://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/kogda-neobxodimo-ispravit-oshibki-v-trudovoj-knizhke-rabotnika.html

Исправления в трудовой книжке: как вносить + образец

Как правильно исправить ошибку в трудовой книжке?

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о том, допустимо ли исправление записей, внесенных в трудовую.

Сегодня вы узнаете:

  1. Какие виды ошибок при заполнении допускаются чаще всего;
  2. Как аннулируется запись, когда ее внесли по ошибке;
  3. Как исправляются ошибки в датах.

Ошибки в таком серьезном документе, как трудовая книжка – явление нечастое. Но если получилось так, что запись внесена неправильно, исправить это не просто можно, но и нужно. Другое дело, что не все кадровики (даже опытные) знают, как это сделать. Об этом и поговорим в нашей статье.

Общие данные

Трудовая книжка – документ официального характера. Если при заполнении были допущены ошибки, то они могут привести к тому, что работник потеряет часть стажа.

Поэтому заполнять трудовую следует, соблюдая ряд правил и рекомендаций:

  1. Все записи должны быть внесены одним цветом. Гелевыми ручками заполнять нельзя.
  2. Допустим только полный формат записей, сокращать нельзя.
  3. На титульнике должна быть печать организации.
  4. Информация о денежном премировании в трудовую не заносится.
  5. Записи в трудовой должны проверяться на присутствие в них ошибок.

Признание трудовой недействительной

Встречается несколько ситуаций, в которых трудовая может потерять свою юридическую силу:

  • Фамилия и инициалы сотрудника указаны неправильно. Причем достаточно ошибиться в одной букве, чтобы документ потерял свою силу.
  • Нет печати организации на титульнике;
  • Нет подписи лица, имеющего право заполнения трудовой;
  • Дата заполнения трудовой указана неверно. Бывает, что делают намеренно, чтобы трудовой стаж человека увеличился.

Работодатель не имеет права отказать в устройстве на работу по причине недействительности трудовой.

Можно ли делать исправления в трудовой книжке

Внесенные ошибочно данные могут располагаться как в самой трудовой, так и на ее титульной странице, а также во вкладыше. Изменения в них вносятся по аналогичной схеме, но нюансы есть везде.

Для начала рассмотрим правила общего характера по исправлению ошибок:

  1. Все исправления вносятся пастой, обладающей устойчивостью к свету и воде;
  2. Нельзя вносить исправления гелевой ручкой, такие чернила быстро теряют цвет и четкость;
  3. Если информация с ошибками внесена в старую трудовую, то использовать для поправок различные корректоры нельзя. Надо внести ниже правильную запись, так как зачеркиваний тоже допускать не следует.
  4. Если ошибочная запись внесена в новую трудовую, бланк уничтожают и начинают вести другую.

Исправление может осуществить работник кадровой службы. Если же информацию с ошибками вам внесли на предыдущем рабочем месте, на новом это могут исправить, только нужно предоставить документы, которые будут являться основанием для внесения новой информации.

Каждую новую запись нумеруют, при этом не важно, в каком разделе трудовой она находится.

Кто обладает правом внесения исправлений

Правом корректировать вносимые записи обладает небольшое количество специалистов. Полного списка таких должностей в нормативной документации не приведено. Отметим только, что ответственных лиц назначает руководство компании.

Если речь идет о небольшой организации, то, как правило, трудовыми занимается либо руководитель, либо бухгалтер. Если работодатель является физлицом, то он не имеет права корректировать записи и вообще вести трудовые.

Как поступить, если ошибку обнаружил владелец трудовой

Не паникуйте, а сразу предпринимайте следующие действия:

  • Соберите всю документацию, в которой указаны верные сведения;
  • Обратитесь к руководству с заявлением об исправлении ошибочных данных;
  • Если ошибка была допущена на старом месте работы, то руководству той компании направьте заявление о предоставлении необходимых документов;
  • Если организация, допустившая ошибку, прекратила свою деятельность, то обращаться придется в городской архив по месту регистрации компании.

Конечно, все это требует времени, но исправления все равно необходимо внести, так как от этого может зависеть начисление пенсии и ряд других серьезных моментов.

Типы допускаемых ошибок в трудовой

Исправление записей зависит от того, где и какая именно ошибка допущена. Мы сейчас рассмотрим те, что встречаются наиболее часто.

Ошибки, выявленные после увольнения

Кто будет исправлять такие ошибки зависит от того, когда факт их наличия был обнаружен. Если до того как человек будет принят на новое место, то исправления – задача бывшего работодателя. Если же ошибки обнаружил новый кадровик, то ему их и исправлять.

Алгоритм действий таков:

  1. В раздел со сведениями о работе вписываем наименование предыдущей организации. Это позволяет вести записи от имени прежнего работодателя.
  2. Используя арабские цифры, фиксируем дату, когда внесены исправления;
  3. Прежняя запись утрачивает силу в тот момент, когда будет внесена новая.
  4. Вносим номер приказа, который подтвердит новые данные.
  5. Работник расписывается, а начальник кадрового отдела заверяет все печатью организации.

Титульный лист и ошибки в его заполнении

На титульном листе обычно содержится вся основная информация о работнике. Замазывать штрихом допущенные ошибки запрещено. Если случай исключительный, можете зачеркнуть чуть заметной линией.

Под строкой, в которой информация неправильная, делаем новую запись, при этом указываем документ, являющийся основанием.

Чаще всего приходится заниматься исправлением фамилии сотрудника.

Четкого регламента, как вносить такие изменения, не существует, но общие рекомендации имеются:

  • Тонкой линией зачеркиваем информацию, которая устарела;
  • На свободном месте прописываем новую фамилию;
  • Слева прописываем данные документа, который подтвердит новую информацию;
  • Ставим подпись работодателя, заверяем все печатью организации.

Ошибочно указанная дата

Из-за неправильно вписанных дат в будущем могут возникнуть серьезные проблемы с дальнейшим оформлением пенсионного обеспечения. Поэтому работнику лучше самостоятельно перепроверять все даты, вносимые кадровиком.

Если же была замечена ошибка, она подлежит исправлению в кратчайшие сроки.

Для этого нужно:

  1. На имя руководства написать заявление в свободной форме. В нем нужно указать, что нужно исправить и почему.
  2. Руководитель издает соответствующее распоряжение, которому присваивается номер.
  3. Сотрудник кадровой службы в письменном виде подтверждает, что ошибка действительно есть.
  4. В бланк трудовой вписывается номер распоряжения, которое является основанием для внесения изменений и вносится правильная дата.
  5. Начальник кадровой службы ставит свою фамилию и инициалы, расписывается и проставляет печать организации.

В ситуации, когда ошибка обнаружена в дате рождения работника, неправильное число зачеркивают, а верную информацию вносят чуть выше. Чтобы конкретизировать ее, выписывают данные паспорта сотрудника. Порядковый номер записи исправляют идентично.

Ошибки в реквизитах

Строка, в которую вносят информацию о подтверждающих документах, является очень важной. Поэтому, если подобную ошибку обнаружили, исправлять нужно сразу.

Обычно реквизиты вносят в такой последовательности: наименование, дата, нумерация. Если допущена ошибка, то запись повторяют ниже, в правильном исполнении.

Когда допускают ошибку в самом документе, к примеру, неправильно нумеруют приказ, то обязательно проставляют информацию об отменяющем приказе.

Ошибки в данных о награждении

Информацию о награждении сотрудника за какие-либо заслуги перед организацией обязательно фиксируют в трудовой. Но более чем в половине случаев этот раздел кадровики либо вообще не заполняют, либо делают это с большим количеством ошибок.

Еще раз отметим, что, как и в любых других разделах, эти сведения нельзя корректировать используя штрих или зачеркивание. С неправильной записью не делают ничего.

Внести исправления можно следующим образом:

  • Делают отметку о том, что предыдущая запись недействительна;
  • Вносят новую информацию;
  • Прописывают реквизиты документа, являющегося подтверждающим.

Ошибки в названии должности

Если ее заметили до момента увольнения сотрудника, то исправить проще: указываете номер новой записи, отмечаете, что прежняя запись недействительна, затем вносите новую, в которой название должности уже исправлено.

Если же человек уволился, то есть 2 способа внести изменения: обратиться в организацию, которая ошибку допустила, либо предоставить необходимые документы и все исправит кадровик на новом месте.

Ошибки в записи об увольнении

Здесь чаще всего ошибочно сформулирована причина либо неверно указана статья ТК РФ. Ошибки допускаются легко, потому что формулировок для причин увольнения в законодательстве около 50.

Второе место по уровню ошибок занимает использование сокращений названий разделов ТК РФ, чего делать нельзя.

Большое количество споров возникает в ситуации, когда человек увольняется по собственному желанию. Инструкция по заполнению трудовых приводит именно эту формулировку, а ТК РФ требует воспроизведения формулировки конкретной статьи.

Что можно порекомендовать кадровикам? Лучше следовать требованиям ТК РФ, но если уже внесли запись с формулировкой «уволен по собственному желанию», исправлять ее не нужно, так как никакого искажения смысла записи не произошло.

Проведение корректировок по решению принятому судом

Если суд решил, что работник был незаконно уволен и его следует восстановить в должности, кадровик должен внести в трудовую соответствующую запись.

А значит, нужно:

  • Сначала указать, что предыдущая запись об увольнении недействительна;
  • Затем указываем, что работник восстановлен на месте работы;
  • Проставляем ссылку на приказ о восстановлении сотрудника.

Ошибки в заполнении вкладыша

Если сотрудник часто менял работу, то разделов в трудовой может не хватать. Чтобы продолжить записи, приобретается специальный вкладыш. Если кадровик неопытный, то у него могут возникнуть трудности с внесением исправлений во вкладыш.

Для исправления ошибок в нем есть ряд правил:

  • Если кадровик допустил ошибку во время внесения первой записи, уничтожается весь листок. Составляется акт, его подписывает сотрудник и кадровик.
  • Если ошибочно заполнили несколько граф, исправления вносите по аналогии с другими листами.
  • Новые записи подтверждайте приказами, которые по нумерации совпадают с исправленными записями.

Воздействие человеческого фактора никто не отменял и запись может быть сделана случайно.

Аннулировать запись любого характера можно, пройдя определенные этапы:

  • Открываете новую запись под новой нумерацией;
  • Указываете, что является недействительной информация под №….(указываете номер);
  • Ставите подпись и печать кадрового отдела.

Исправления в идущих подряд записях

Если в бланк трудовой внесли 2 ошибочных записи одну за другой, то каждую из них отдельно признают недействительной.

Это выглядит так:

  • Указывается номер по порядку;
  • Пишем фразу: «Запись № …. является недействительной»
  • Ставим число.
  • Уполномоченное лицо заверяет запись.
  • Проставляется следующий номер.
  • Та же фраза указывается в отношении второй записи.
  • Ставим дату, запись заверяем.

Те же манипуляции производятся со всеми неверными записями, если таковые имеются.

Обобщающая формулировка: «Записи №… недействительны» не допускается. Эксперты считают, что это спорный вопрос и бывает, что такая формулировка применяется. Но во избежание проблем лучше исправлять каждую запись в отдельном порядке.

Другие неточности

Бывает, что кадровик все записи – название компании, должность сотрудника, отдел или подразделение вносит в одну строку. Такую запись нельзя назвать ошибкой, но имеет место нарушение инструкции по использованию трудовых книжек.

Лучше не допускать подобных ситуаций, потому что это означает, что кадровик не соблюдает инструкции и правила по ведению трудовых. За нарушение подобного типа специалисту может быть вынесено дисциплинарное взыскание.

Заключение

Подводя итоги, хочется отметить, что все неверные записи в трудовой должны быть исправлены вовремя. Их наличие может доставить владельцу трудовой много неприятных моментов.

Источник: https://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/ispravleniya-v-trudovoj-knizhke/

Можно ли исправлять ошибки в трудовой книжке и как правильно это делать

Как правильно исправить ошибку в трудовой книжке?

В трудовой книжке, как и любом официальном документе, не должно быть исправлений и ошибок. Но так как заполняет трудовую книжку человек, который может и ошибаться, то иногда избежать исправлений невозможно.

Поэтому кадровиков волнует вопрос, можно ли исправить ошибку в трудовой книжке, и как сделать это правильно. Трудовая книжка работника – это единственный документ, который может подтвердить объем трудового стажа за всю его трудовую деятельность.

Потому следует тщательно следить за правильностью ее заполнения и не допускать в ней разного рода исправлений и описок, так как в последующем при их обнаружении этот факт может очень негативно повлиять на судьбу человека.

Например, при обращении за оформлением пенсии могут не засчитать некоторый период работы, если запись была внесена неверно, или даже оспорить принадлежность этой трудовой книжки конкретному человеку, если обнаружилась ошибка в написании имени или фамилии.

Можно ли исправить запись в трудовой книжке?

Этим вопросом могут задаваться как новички на должности кадровика, так и уже достаточно опытные сотрудники, потому как правила Трудового кодекса время от времени претерпевают изменения и дополнения, следовательно, нужно о них своевременно узнавать.

Да и каждый конкретный случай при исправлении ошибок рассматривается отдельно, потому что очень важно, в какой графе трудовой книжки и в какое время была внесена неправильная запись. Для начала нужно разобраться, что же это будет – исправление ошибки или изменение записи.

Эти понятия различаются, и порядок их оформления тоже будет отличаться.

  1. Дополнения или изменения записей подразумевают, что требуется переписать или дополнить внесенную ранее правильную запись.
  2. Исправление записи подразумевает корректировку внесенной ранее записи, но которая была внесена неверно или некорректно.

Исходя из этого и следует совершать исправления записей, которые производят в соответствии со следующими нормативно правовыми актами:

  • Трудовой кодекс РФ, в котором оговорены все формулировки, которые можно использовать при внесении определенных записей в трудовую книжку.
  • Правила ведения, учета и хранения трудовых книжек, которые утверждаются и устанавливаются правительством РФ.
  • Инструкция, где отдельно и конкретно оговорены правила по заполнению трудовых книжек, утвержденные правительством РФ.

Трудовая книжка разделена не несколько разделов, в которые вносят определенные записи:

  1. Титульный лист трудовой книжки, где вписываются личные данные работника, его паспортные данные и дата рождения.
  2. Следующая часть трудовой книжки заполняется данными о работе, должности и дате поступления сотрудника на эту должность.
  3. Раздел, где указываются данные о награждении сотрудника или вынесению ему благодарности.

Как исправить ошибку в трудовой книжке при внесении данных о сотруднике

При первоначальном оформлении трудовой книжки следует в полной мере и достоверно внести данные о человеке.

Если же в первый раз книжка была заполнена неправильно и есть возможность ее переоформить, то так и следует поступить – путем составления акта о порче бланка трудовой книжки и выдаче нового.

Это будет самым верным решением в данном случае, потому как этот документ будет сопровождать человека всю последующую его трудовую жизнь и исправление ошибок в самом начале может негативно сказаться в дальнейшем. Данный факт исправлений может повлечь за собой цепочку неточностей и проблем.

Если же ошибку обнаружили намного позже и оформить новый бланк трудовой книжки уже невозможно, вносить изменения следует только на основании определенного документа.

Например, если необходимо внести изменения в паспортных данных: имени, фамилии и отчества, производят это только на основании паспорта, свидетельства о браке или о его расторжении, свидетельстве о рождении или другого документа. При этом обязательна ссылка на номер данного документа и его дату выдачи. Порядок внесения изменений на титульном листе трудовой книжки следующий:

  • запись, которая была внесена ранее, должна быть аккуратно зачеркнута одной чертой, чтобы была возможность хорошо ее рассмотреть и прочитать,
  • вписываются необходимые новые данные,
  • на обложке трудовой книжки ставится ссылка на документ, на основании которого была изменена запись, она заверяется при помощи подписи уполномоченного лица и печати организации.

Но как поступать, если ошибка была лишь случайностью и документа, подтверждающего такой факт, попросту не существует? Такие ситуации происходят достаточно часто: кадровик при заполнении ошибся в написании одной буквы и эта трудовая книжка уже, по сути, принадлежит другому человеку.

Как быть? Как ни удивительно, но ни один из нормативных документов, в котором описан порядок внесения записей в трудовые книжки, не помогает с ответом на данный вопрос. Делая вывод можно сказать, что если ошибка произошла при первичном оформлении – исправляем ее, выдавая новый правильно заполненный бланк трудовой книжки.

Если это обнаружили уже на более позднем этапе, то наилучшим решением в данном случае будет обращение в суд с просьбой подтверждения принадлежности трудовой книжки конкретному человеку.

Но параллельно на практике имеет место существовать и другой вариант исправления такой ошибки, когда изменения вносят соответственно первому случаю, полагаясь на данные паспорта человека. Указывают в этом случае ссылку на то, что в правилах и инструкции указано, что исправлять записи запрещено лишь в разделе, где записаны данные о работе.

Изменения может внести как настоящий работодатель, у которого и работает человек, так и новый работодатель на основании паспорта работника. Только следует помнить, что за любое несоответствующее внесение записей в документ, уполномоченное лицо может понести ответственность перед законом.

Производя исправления подобным образом, вы рискуете не только ответить перед законом, но и полностью испортить трудовую книжку работнику. Ведь не всегда можно лишь на слово поверить человеку, который обращается к вам за исправлением одной буквы в его фамилии. Это же может быть документ совершенно другого человека, и самым верным решением вопроса о том, чтобы исправить запись, будет обращение в суд.

Внесение изменений в записи об образовании и переквалификации

Если работник поступил на предприятие, имея незаконченное высшее образование, то и в его трудовой книжке будет внесена такая запись. Кадровики могут несколько упускать из виду, что следует изменять запись в связи с окончанием высшего учебного заведения и получением законченного высшего образования.

Тогда на титульном листе будут присутствовать сведения, что человек учился, но не закончил ВУЗ. Будущий работодатель сможет лишь после просмотра всего пакета предоставленных документов узнать окончил ли человек ВУЗ или высшее образование так и осталось незаконченным.

Верным будет поступить следующим образом: при предоставлении работником соответствующего документа, который может служить подтверждением об окончании ВУЗа или получении образования (диплома), работодатель вправе внести изменения обычным способом, ссылаясь на этот документ и заверяя запись своей подписью.

Такой же порядок внесения дополнений будет и при изменении сведений о специальности работника или его переквалификации. Руководствуясь Инструкцией по ведению и заполнению трудовых книжек, работодатель дополняет уже имеющиеся сведения о профессии, специальности или же попросту заполняет строки, которые были свободны.

Считается неверным оставить графу об образовании пустой и ждать, чтобы заполнить ее только тогда, когда человек закончит ВУЗ.

Например, если у работника имелась одна специальность на момент оформления трудовой книжки, а впоследствии он выучился и получил еще одну, ее просто записывают рядом с уже имеющейся записью через запятую в соответствующей графе. Это дополнение не требует никаких отметок о предоставленном дипломе, и заверять запись не нужно.

Как исправлять ошибки в разделе «сведения о работе»

Соответственно Правилам, которые устанавливают порядок внесения изменений в сведения о работе, изменения могут вносить следующим образом:

  • исправляют неверную запись по месту данной работы, где была допущена ошибка,
  • исправить может и работодатель уже по другому месту работы, если работодатель, который допустил ошибку, предоставит официально соответствующий документ.

В случае обращения с такой просьбой к текущему работодателю сотруднику должна быть предоставлена помощь в исправлении данной ситуации. Важно вносить изменения только на основании предоставленных документов, а производить исправления лишь со слов свидетелей неправомерно. Если допущена ошибка при внесении записи о принятии человека на работу:

  • после неверной записи записывается ее номер и дату внесения, а рядом в третьей графе указывается, что данная запись недействительна,
  • ниже необходимо внести верную запись, указывая все необходимые ссылки на документы.

Абсолютно не допускается в графе «Сведения о работе» зачеркивать неверные записи.

Источник: https://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/mozhno-li-ispravlyat-oshibki-v-trudovoj-knizhke-i-kak-pravilno-eto-delat.html

Консультант закона
Добавить комментарий