Какие документы мне требовать с иностранной стороны для подтверждения затрат?

Что нужно знать о командировках: какие расходы должен оплачивать наниматель, а какие — работник

Какие документы мне требовать с иностранной стороны для подтверждения затрат?

Какие командировочные расходы должен оплатить наниматель? Почему при оплате билетов на транспорт или за проживание банковской карточкой для отчетности бухгалтерия требует выписку движения средств по карт-счету? Почему наниматель требует бронировать жилье и оплачивать билеты только банковской карточкой сотрудника, который отправляется в командировку?

FINANCE.TUT.BY собрал несколько простых вопросов о командировках, найти ответы на которые помогли юристы корпоративной практики адвокатского бюро REVERA.

Служебная командировка — это поездка на определенный срок по распоряжению нанимателя для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. Обязательное условие — поездка проходит в другую местность (то есть поездка в пределах одного города — не командировка).

В основном — большей суммой командировочных и более строгой отчетностью об их использовании. Есть и другие отличия: например, при поездке за границу командировочные могут выдаваться в иностранной валюте.

В отличие от командировок по Беларуси обязательно иметь при себе задание на служебную командировку.

Не позднее чем за день до командировки наниматель обязан выдать работнику денежный аванс. Аванс должен покрывать проезд в обе стороны, аренду жилья и суточные (как правило, это расходы на питание, общественный транспорт и т.д.).

Что касается расходов, которые наниматель обязан возместить, здесь есть свои нюансы. Так, если у работника есть право на бесплатный проезд или в командировку он едет на служебном авто, то транспортные расходы туда и обратно ему не возмещаются. И если принимающая либо направляющая сторона оплачивает питание, то суточные выдают только в размере 50% от нормы.

Ольга Шукайло, TUT.BY

А вот расходы на мобильную связь в суточные чаще всего не включаются. Здесь все решается по договоренности с нанимателем, но в целом, он имеет право не возмещать их. Чтобы наниматель возместил другие расходы, нужно согласовать их заранее.

По возвращении из командировки работник составляет авансовый отчет и возвращает остаток денег, если он будет. Если потраченная сумма превышает размер аванса, но расходы работника обоснованы и он может подтвердить их, наниматель может возместить эту сумму.

Во избежание возможных споров лучше указывать конкретные виды расходов, подлежащих возмещению, в приказе (распоряжении) нанимателя о направлении работника в командировку.

Все правила возмещения командировочных расходов по Беларуси можно посмотреть в соответствующей инструкции.

По общему правилу — да, руководитель. В каждой отдельной ситуации все зависит от того, кто может исполнять обязанности руководителя по распоряжению денежными средствами: в госорганах обычно действуют специальные положения, в частных организациях — локальные нормативные правовые акты (например, должностная инструкция заместителю директора).

Тем не менее, если руководитель знает, что будет отсутствовать, ему лучше оформить разовую доверенность на одного из своих подчиненных, чтобы тот смог утвердить отчет и возместить расходы.

К примеру, если сотрудник ехал в поезде, таким подтверждением может быть чек из купе-ресторана или из магазина на конечной станции. Если и таких документов нет, тогда расходы компенсируют по минимальной стоимости проезда. Она рассчитывается по формуле: рекомендуемая норма расстояния перевозок пассажиров и грузов * тариф за 1 км.

Ольга Шукайло, TUT.BY

Например, работника направили в командировку из Минска в Бобруйск. Сегодня рекомендуемая норма расстояния перевозок между этими городами составляет 150 км. Тариф на перевозки на региональных линиях экономкласса составляет 0,016 BYN/км. Таким образом, работнику выплатят 2,4 рубля за проезд в одну сторону.

Если у сотрудника нет оригинальных документов, подтверждающих оплату жилья, за каждый день командировки ему возместят 2,5 рубля.

Законодательство устанавливает, что для возмещения расходов на общественный транспорт (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту нужны подлинные проездные документы.

Для возмещения расходов по найму жилья также требуются подлинные документы, подтверждающие эти расходы, — чеки, квитанции.

Наниматель, конечно, вправе запросить выписку движения средств по счету. Но даже если в ней не будет информации об аренде, так как сотрудник расплачивался наличными и у него есть чек, наниматель будет обязан возместить этот расход.

Во внутренних документах компании могут быть свои правила на этот счет. Тем не менее они не должны противоречить законодательству. Если вы документально подтвердили свои расходы, наниматель обязан их возместить независимо от того, оплачивались ли они вашей зарплатной карточкой или чьей-то другой.

Ольга Шукайло, TUT.BY

Другое дело, когда наниматель перечисляет деньги для командировки на специальную корпоративную дебетовую карточку — тогда все расходы должны оплачиваться с нее.

Нет. Министерство финансов устанавливает единый для всех размер компенсации суточных. К примеру, при командировке по Беларуси эта сумма составляет 7 рублей в сутки. Эти нормы работают как для государственных, так и для частных компаний. По усмотрению нанимателя суточные могут устанавливаться и в большем размере.

Зарплата считается как при обычной работе, вне зависимости от того, сколько дней длится командировка и сколько часов в день вам приходится работать в ней. Плюс, конечно, работнику возмещаются командировочные расходы.

Компенсируют. С одной стороны, любой документ, исходящий от юрлица, принято скреплять печатью. С другой, законодательство безоговорочно требует ее лишь в некоторых случаях: оформление доверенности от имени юрлица, выдача копии любых исходящих документов и др. То есть, сугубо с точки зрения законодательства, отсутствие печати на документе не лишает его юридической силы.

Базово, для того, чтобы документ имел юридическую силу, на нем должны быть:
наименование организации или структурного подразделения, дата, регистрационный индекс, подпись.

Наниматель может установить любую сумму компенсации. Главное — она не должна быть меньше аналогичных сумм, установленных для бюджетных организаций.

Сотрудникам, работа которых связана с постоянными разъездами, командировку можно оформлять?

Служебные поездки курьеров, водителей и других сотрудников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, не считается командировкой.

Командировку на таких оформить можно, но в период командировки таким работникам не будет выплачиваться надбавка за разъездной или подвижной характер.

Первым днем командировки считается день отправления поезда, самолета, автобуса из места постоянной работы, а последним — день приезда.

Ольга Шукайло, TUT.BY

Если самолет вылетает в 23.55 1 января, то начало командировки — 1 января. При вылете в 00.05 командировка начнется 2 января. Расходы в последний день командировки возмещаются так же, как и в остальные дни.

Если ваш самолет/поезд отправляется в середине рабочего дня или прибывает до его начала, то вопрос, во сколько закончить работу и приходить ли вообще, решается по договоренности с нанимателем.

Командировочные на неполные сутки оформляются так же, как и любая другая командировка, — приказом (распоряжением) нанимателя. Командировка некоторых госслужащих может оформляться постановлением.

Если командировка в пределах Беларуси, то законодательно никаких документов для этого не требуется. Для заграничных командировок обязательно служебное задание.

Есть ли ограничения по минимальному и максимальному времени нахождения в командировке?

Нет. Однако для командировки свыше 30 дней обязательно согласие работника, непрерывная же командировка на территории радиоактивного загрязнения не может превышать одного года.

В командировку можно отправлять сотрудников, которые не находятся в штате?

Нет. В командировку могут направляться только сотрудники, работающие по трудовому договору (контракту). Все остальное командировкой не считается; затраты на поездки сотруднику, который работает по гражданско-правовому договору (в т. ч. договору подряда), компенсируются по условиям этого договора.

Источник: https://finance.tut.by/news552953.html

7 признаков обмана при трудоустройстве за рубеж

Какие документы мне требовать с иностранной стороны для подтверждения затрат?

Работу за рубежом найти непросто, тем более, если искать её находясь в другой стране. Желание заработать много за короткий промежуток времени толкает многих украинцев на трудоустройство за границей. Высокий спрос рождает уйму предложений — например, на сайте Work.ua сейчас есть более 1200 вакансий в других странах.

Как проверить посредника в поиске работы за рубежом, чтобы не стать чьим-то заложником, будучи в чужой стране, — давайте разбираться вместе c Work.ua.

Признаки нелегального трудоустройства

Среди множества предложений заработать за границей, можно столкнуться с обманом. Сергей Марченко, директор по развитию Work.ua, предлагает проверять помощников в поиске работы за границей по 7 маркерам, чтобы вычислить нелегальных работодателей и не попасться в цепкие руки аферистов.

1. Отсутствие лицензии Минсоцполитики

Первое и легкое, что можно проверить — наличие лицензии у посредника, который помогает вам в поиске работы за рубежом. Полный перечень лицензиатов можно найти на сайте Министерства социальной политики, в Департаменте рынка труда и занятости которого и создан отдел лицензирования деятельности по посредничеству в трудоустройстве за рубежом.

Помимо лицензии, фирма-посредник должна иметь свидетельство о государственной регистрации и договор с иностранной фирмой-работодателем.

2. Деньги за трудоустройство

Согласно п. 9.13 постановления Кабмина №1060 от 16.12.2015 лицензированные компании-посредники по трудоустройству за границу не могут брать деньги вперед. Оплата их услуг по посредничеству должна осуществляться исключительно после подписания контракта с иностранным работодателем.

Требование предоплаты за консультацию, пересылку документов работодателю и т.д. является индикатором возможной нечестности агентства. Если вам говорят: «Дай 150 евро и поедешь в Польшу на крутую работу», — скорее всего, это обман. 

3. Не рабочая виза, а любая другая

На работу в другую страну нужно ехать только по рабочей визе и никак иначе: туристические, культурные и прочие визы — явные признаки нелегальных аспектов трудоустройства.

4. Скрытость деталей трудоустройства

Если вам подыскивают работу за рубежом и дают только общую информацию о компании, в которой потенциально будете работать, — не называют точное название компании, общими фразами объясняют сферу её деятельности и так же описывают ваши будущие обязанности, — будьте уверены в спланированном обмане. 

Вы имеете право знать полную информацию о будущем работодателе, графике работы, размере оплаты труда, условиях проезда и проживания, порядке медицинского и социального страхования — о всех нюансах трудоустройства. 

5. Без вопросов о навыках

Мошенники практически никогда ничего не спрашивают о профессиональных навыках потенциального кандидата — берут всех, кто откликнется.

Это логично, если вам нужно не нанять людей на работу, а просто обеспечить как можно большее количество людей, которые заплатят деньги за трудоустройство. На работу так не нанимают.

Настоящий работодатель всегда спросит, что вы умеете и какой опыт у вас есть», — разъясняет Сергей Марченко.

6. Манипуляции с договором

Не подписывайте документы вслепую, внимательно читайте ваш контракт, который, кстати, должен быть переведён на родной язык.

Никогда не ставьте подпись на пустом листе бумаги, не поддавайтесь на уговоры заключения «двойного» трудового договора (чернового варианта с более низкими суммами оплаты труда и т.д.) и контракта, который содержит условия: «и другие виды работ», «все виды работ по требованию работодателя».

«Первая работа за рубежом всегда должна быть легальной. Поезжайте, присмотритесь. Чаще всего на месте можно найти своего следующего работодателя, который будет платить больше. Выезжая на заработки в первый раз важно в первую очередь обращать внимание на надежность, а деньги придут с опытом».

Еще один маркер нелегальной работы — зачастую обещают платить больше, чем за легальную. Многие забывают об осторожности и, соблазненные высокими заработками, попадаются на крючок аферистов. По этому вопросу у Сергея Марченко дельный совет для соискателей:

«Первая работа за рубежом всегда должна быть легальной. Поезжайте, присмотритесь. Чаще всего на месте можно найти своего следующего работодателя, который будет платить больше. Выезжая на заработки в первый раз важно в первую очередь обращать внимание на надежность, а деньги придут с опытом».

7. Борьба за оригинал паспорта

Не отдавайте оригинал паспорта потенциальным работодателям ни под каким предлогом! Копия паспорта нужна при оформлении документов, оригинал паспорта лично показываете пограничникам при пересечении границы.

Никаких причин отдавать оригинал кому-либо нет и быть не может. Просьба отдать оригинал документов для сохранности до прибытия к месту работы или формулировка «это обязательное условие» должны вас настораживать.

Где искать помощи

Контакты, где можно проконсультироваться до отъезда работать за рубеж и во время, Юристы Большого Города советуют следующие.

1. Центр консультирования мигрантов Международной организации миграции

В ЦКМ Вам помогут в толковании условий соглашения, предложенного иностранным работодателем и фирмой-посредником, предоставят информацию о правах людей, работающих за рубежом. Все услуги центра — бесплатны.

Сайт: http://www.migrantinfo.org.ua/

Телефон: (0 800) 505–501

2. Всеукраинский профсоюз работников-мигрантов в Украине и за её пределами

В профсоюз стоит обратиться ещё до отъезда за границу, для того, чтобы специалисты «проработали» вашу рабочую визу. А на протяжении всего времени вашего пребывания за границей, зарубежный партнёр украинского профсоюза (такой же профсоюз), будет держать вас на учёте, отслеживая отношения с работодателем. В случае нарушения ваших трудовых прав, вы можете обратиться в данный профсоюз.

Сайт: http://migrant.org.ua/

Телефон: (044) 236–98–36

3. Информационно консультационный проект по содействию людям, выезжающим за границу — Universal Assistance

Здесь можно получить юридическую консультацию и информационную поддержку, если столкнулись с проблемами за границей, в том числе и в сфере трудовых отношений. Как и в предыдущих случаях, о своей безопасности стоит подумать заранее и обратиться к специалистам проекта ещё до отъезда.

Телефон: (067) 720–51–03

4. Консульство Украины в стране пребывания

По приезду за границу станьте на консульский учёт в украинском консульстве. Для этого стоит лично обратиться в учреждение. В случае нарушения ваших прав, консульство должно оказать вам помощь и предоставить защиту.

5. Местная полиция

Если вас уже обманули, обращайтесь ближайший полицейский участок. Вы имеете полное право на защиту со стороны местных органов власти, находясь в стране на легальных основаниях по рабочей визе.

Топ-5 историй обмана трудовых мигрантов из Украины

Сюжет программы «Ранок з Україною» о 5 реальных историях людей, которые стали жертвами нелегального трудоустройства за границей, полезен тем, чтобы не проделать путь главных героев, закрыв глаза на подозрительность посредника в поиске работы.

Work.ua желает вам достойной работы в Украине, чтобы и повода искать лучшей работы где-то вне страны не было. А если жизнь и складывается таким образом, чтобы работать за границей, пускай этот опыт в вашей жизни будет только положительным.

Источник: https://www.work.ua/ru/articles/jobseeker/1194/

Казначейское сопровождение контрактов

Какие документы мне требовать с иностранной стороны для подтверждения затрат?

Статья актуальна на 1 июля 2019

Министерство финансов предлагает обязать поставщиков открывать счета в казначействе при исполнении закупки. Пока такие поправки в 44-ФЗ обсуждают, давайте разберемся, что же такое казначейское сопровождение.

Для каких закупок сопровождение уже работает?

Казначейское сопровождение госконтрактов в 2017-2019 гг. регулируется постановлением от 30.12.2016 N 1552. Финансовое сопровождение применяют:

  • в гособоронзаказе по 275-ФЗ. 
  • в госзакупках с НМЦ больше 100 млн руб.

Победитель закупки и его подрядчики могут получить деньги только на отдельный счет, открытый в казначействе. Заказчик и контролеры видят всю цепочку платежей из бюджета к исполнителю и его субподрядчикам. Если на закупку распространяется казначейское сопровождение, заказчик прописывает в контракте обязанность для победителя:

  • Указать, кто станет его субподрядчиками.
  • Открыть себе и субподрядчикам счета в казначействе, на которые будут перечислять деньги из бюджета. Получать деньги на текущие банковские счета юрлица можно только в отдельно оговоренных случаях.
  • Предоставлять в казначейство документы, которые подтверждают целевые расходы (накладные, акты и т.д.).
  • Указывать в платежных и расчетных документах по закупке идентификатор госконтракта.

Заказчик вносит информацию о казначейском сопровождении в план-график, контракт и извещение о закупке.

Как работает казначейское сопровождение?

  1. У каждого территориального казначейства есть счет в Центробанке. На него заказчик перечисляет аванс победителю конкретной закупки.
  2. В свою очередь победитель закупки и его субподрядчики открывают счета в территориальных казначействах.
  3. На эти счета казначейство по запросу исполнителя переводит деньги, убедившись, что деньги расходуются на товары и работы в рамках контракта.

Во всех платежных документах от заказчика к конечному получателю денег указывают идентификатор госконтракта, по которому можно отследить, куда и на что потрачены деньги.

Разберем подробнее схему и действия поставщика по постановлению № 1552.

Открытие счета

Распорядители бюджета в течение 21 дня со дня заключения контракта выпускают нормативный правовой акт о том, какое казначейство будет сопровождать контракт и на что предназначен аванс.

Основные до­кументы­ для открытия лицевого счета в казначействе — государственный контракт и заявление юридического лица. По отзывам участников, это занимает 1-2 рабочих дня.

Оплата работ

По заявлению исполнителя казначейство перечисляет ему деньги из аванса. Деньги можно получить на открытые в казначействе счета главного подрядчика или на счета его субподрядчиков. В некоторых случаях — на их банковские счета.

Заказчик оплатит только целевые расходы, которые предусмотрены в контракте, то есть на выплату заработной платы, закупку необходимых материалов и оборудования и т.д.

Целевые деньги нельзя перечислять:

  • Как взносы в уставной фонд или имущество другого юрлица (например, «дочке» подрядчика),
  • На депозиты,
  • На банковские счета поставщика (за исключением денег на зарплату или оплату фактически выполненных работ) на банковские счета субподрядчиков (за исключением оплаты субконтрактов на коммунальные услуги, электроэнергию, авиационных и железнодорожных билетов и др.)

Переводить деньги можно по предоплате и по факту выполненных работ:

  • При предоплате поставщик приносит до­говор с подрядчиком и выставленный им счет. Казначейство его оплачивает.
  • При постоплате поставщик предоставляет документы, которые подтверждают, что товар доставлен, а работы выполнены. Эти деньги можно получить на собственные счета в банках.

До того, как потребность возникла, деньги находятся на счетах казначейства. Срок перечисления денег был указан только в постановлении № 70 — 1-2 рабочих дня. В № 1552 сроки не оговорены.

Полномочия казначейства

При сопровождении контрактов казначейство имеет право проверить:

  • Соответствие объемов исполнения контракта по документов и по факту,
  • Соблюдение предусмотренных сроков,
  • Факт поставки товара (приемку могут зафикисировать с помощью фото- и видеосъемки),
  • Соответствие цены товара его себестоимости по структуре затрат,
  • Размер прибыли на соответствие предельному размеру прибыли, установленной контрактом.

На выбор подрядчиков казначейство никак не влияет — это ответственность госзаказчиков.

Плюсы и минусы казначейского сопровождения

Сначала о рисках:

  • Чтобы получить деньги, придется оформлять дополнительный пакет документов. Каждую поставку, выполнение работ и услуги подрядчиков нужно дополнительно подтверждать. Это усложнит участие в закупках.
  • Представительств казначейства в России — около 2000, но все-таки они есть не в каждом городе. Если не будет возможности вести электронный документооборот, придется тратить время на визит в ведомство.
  • Из-за отсутствия опыта и внутренних регламентов в казначействе, общение с сотрудниками казначейства может быть недостаточно оперативным.

Попробуем найти хорошее в сопровождении:

  • Сопровождение повышает открытость и прозрачность исполнения контрактов. Это актуально для закупок, на которые привлекают много субподрядчиков.
  • Отпугнет недобросовестных конкурентов.
  • Гарантирует, что деньги на целевые расходы можно будет получить без отговорок со стороны заказчика «из бюджета не перечислили», «уже потратили на другие закупки» и т.д.

Источник: https://zakupki.kontur.ru/site/articles/1168-kaznacheiskoe-soprovojdenie

Работа с иностранным заказчиком (ВЭД)

Какие документы мне требовать с иностранной стороны для подтверждения затрат?

В этой статье я пробую дать ответы на основные вопросы, которые появляются у моих коллег-программистов, которые ищут себе удаленную работу на иностранного заказчика. Конкретно о том, как процесс работы и перевода денег выглядит и оформляется документально, легально и юридически. Речь пойдет об Украине, но и для России большая часть опыта вполне применима, разница лишь в деталях.

Я занимался фрилансом два года, работал с клиентами-юрлицами и физлицами, как из Европы так из Штатов. Статья отражает по большей части мой персональный опыт, но я также консультировался у специалистов по отдельным моментам. Disclaimer: я не юрист, не бухгалтер, я всего лишь программист. Если вы решите воспользоваться моим опытом, за результаты несете ответственность только вы.

Существует два популярных способа приема платежей: через валютный счет СПД (ИП в России) и как физлицо.

Получение денег на валютную карту физлица

Технически более простой способ, чем ведение СПД — вы просто открываете валютную карту в нужной валюте в любом банке и сообщаете ее реквизиты заказчику.

Вот только есть проблема — когда вы придете в банк получать деньги по такой карте вас могут потребовать подписать заявление о том, что «этот денежный перевод не связан с ведением предпринимательской деятельности».

Плюс по законы вы обязаны заплатить с полученного таким образом дохода налог с дохода физических лиц (НДФЛ, сейчас 15% в Украине).

Короче говоря, хотя с СПД мороки больше, зато к вам не будет претензий со стороны государства. Что важно.

Получение денег на валютный счет предпринимателя

Прежде всего нужно открыть в банке валютный счет. Я сразу открывал и долларовый и евро, чтобы потом не бегать. Физлицо-предприниматель имеет полное право вести ВЭД, отдельного разрешения от налоговой или другого госоргана не требуется. Платите только единый налог.

Работа с зарубежными заказчиками «по белому» требует определенной бюрократии, так что приготовьтесь морально к тому, что мороки будет куда больше, чем с личной валютной картой.

Бумажное оформление работ

Во-первых, в отделе валютного контроля банка, где у вас открыты валютные счета, вас попросят предоставить т. н. внешнеэкономический контракт, в соответствии с которым вы будете получать деньги.

Во-вторых, платежи, которые будут приходить по этому контракту, нужно подтверждать актами выполненных работ. Ну и последнее: обналичить зачисленную валюту можно только продав ее на межбанке, зачислить на гривневый счет и затем уже получить гривну в банкомате.

Для продажи валюты необходимо заполнить и отправить специальные заявку на продажу валюты плюс платежное поручение.

Внешнеэкономический контракт (для Украины) должен быть составлен в соответствии с ПОЛОЖЕННЯ про форму зовнішньоекономічних договорів (контрактів) , копию которого можно попросить в банке. Как минимум, контракт должен включать следующие атрибуты:

  • Номер (произвольный набор букв и/или цифр)
  • Дата заключения контракта
  • Дата окончания срока действия
  • Общая сумма контракта (и валюта)
  • Валюта платежа (обычно совпадает с валютой общей суммы)
  • Место заключения контракта (например Melburn — Первомайск)
  • Атрибуты каждой из сторон (название компании, ее статус, почтовый адрес, страна)
  • Банковские реквизиты каждой из сторон
  • Текст контракта

В тексте контракта описывается, кто что и как будет делать, каким образом и в какие сроки будет оплата, правовые отношения, форс-мажор и пр.

Место заключения контракта определяет страну, законодательству которой должен соответствовать текст договора и то, где будут решать возможные судебные споры. Заказчик обычно настаивает на том, чтобы это была его страна, что логично. И для вас это тоже выгодно (почему — об этом чуть дальше).

Форма контракта требует указания «общей суммы контракты».

Если вы работаете по схеме fixed scope тогда конечно ее можно указать, но как быть если вы работаете по схеме time+materials (почасовая оплата)? Сумма все равно нужна, т. к.

если она превышает $50, 000 включаются какие-то дополнительные контролирующие механизмы. Я использовал простой хак, написав что «общая сумма платежей по контракту не может превысить US$25, 000. »

Если текст вашего контракта будет на иностранном языке, в банке его банально не примут. Вам могут посоветовать сделать заверенный нотариально перевод текста — не делайте этого. Это и дорого и время отнимает и будут проблемы с внесением изменений.

Есть вариант гораздо лучше — двуязычный контракт. Делается это просто: документ разбивается на две колонки, в левую пишется английский текст, в правую украинский/русский (ну или наоборот).

В текст контракта в этом случае имеет смысл вставить дополнение, что приоритет в случае разночтений имеет английская (украинская) версия.

Контракт в обязательно порядке должен быть заверен печатями (помимо обычной подписи). Если собственной печати нет — придется сделать. Как быть если печати нет и у клиента — см. ниже.

Совет. Обязательно укажите в тексте, что факсимильные или полученные по электронной почте копии актов приравниваются к оригиналам. Это сильно упростит вашу жизнь, см ниже.

Еще совет. Договор можно составить так, что одного договора будет достаточно для достаточно продолжительной работы с одним клиентом; в этом случае у вас будет по одному договору для каждого клиента. Так просто проще — меньше возни с бумагами и вам и клиенту.

Шаблоны документов ВЭД

Вот примеры документов, которые вам понадобятся. Это обезличенная версия документов, которые я использовал лично.

Получение денег на свой валютный (гривневый) счет

Чтобы получить деньги вы как правило выставляете заказчику счет-фактуру (invoice), где указаны ваши реквизиты, сумма платежа и работы, которые он закрывает и т. д. На основании этого счета заказчик (или его бухгалтерия) делает проплату.

Важный момент: в реквизитах платежа заказчик должен обязательно указать кроме номера инвойса еще номер контракта (например «Software development, Invoice #123, Contract #FOO27 from 12—12—2006»). В противном случае платеж легко могут «завернуть» либо придется он зависнет в банке и придется просить высылать SWIFT-уточнение.

А это все время и деньги. Рекомендую отправлять заказчику полностью заполненный счет-фактуру (invoice), где все эти детали уже правильно заполнены (назначение, получатель). Срок предоставления копии акта в банк — 30 дней, но в ваших же интересах сделать это как можно быстрее. Предоставлять счет-фактуру в банк не нужно.

Если документы в банк вы не принесли, а заказчик деньги уже выслал, в лучшем случае деньги будут «висеть» на т. н. распределительном счете (2603). Как только вы поднесете документы, банк должен вам зачислить средства на ваш валютный счет.

Валюта, которая пришла на ваш валютный счет находится как бы за пределами Украины. Т. е. вы сможете ее использовать для оплаты услуг/товаров нерезидентам, может быть положить на валютный депозит (в том же банке) и пожалуй все. Обналичить валюту нельзя никак, увы.

Единственный путь — продажа валюты на ММВБ («межбанк») с последующим ее зачислением на ваш гривневый счет. Затем вы снимаете в банкомате гривну ну и можете потому купить снова доллары (евро), Естественно дважды потеряв на курсовой разнице.

Маленький совет. Для рассылки счетов можно воспользоваться веб-сервисами, которые помогут вам сделать красивый и читабельный документ, причем бесплатно. Например, freshbooks.com, blinksale.com.

Налоговая отчетность для СПД на едином налоге

Если вы предприниматель на едином налоге вам необходимо внести полученный доход в своей книге Ф10. В книгу Ф10 заносится эквивалент в гривне по курсу НБУ. на день зачисления валюты на ваш гривневый счет.

Кроме книги Ф10 вроде бы нужно еще подавать дополнительную отчетность в отдел валютного контроля вашего отделения ГНАУ. Пишу «вроде бы» так как не уверен на 100%, но я подавал. Отчет очень простой, в нем только нужно заполнить суммы, которые прошли через ваши валютные счета в отчетном периоде.

Образец валютного отчета (Microsoft Word.doc)

Оптимизация бумажной работы

Несколько советов по «оптимизации» ведения бумажной работы. В банке у вас могут потребовать показать оригинал договора ВЭД и протокола в/р, но у себя они оставляют только копии. Поэтому я делал так:

  1. Распечатываем копию договора, подписываем, ставим печать, сканируем, отсылаем заказчику копию по емейл.
  2. Просим заказчика распечатать полученную копию, подписать, отсканировать и отправить вам обратно.
  3. Печатаем полученную копию.

В результате на руках у вас есть полноценная копия договора, которую можно показать в банке. Аналогично может сделать и с протоколами.

Чтобы получить оригиналы, просим заказчика распечатать (еще раз) текст договора, подписать со своей стороны и выслать почтой (бумажной). Получив текст ставите свою подпись/печать и у вас уже есть оригинал.

Если заказчик требует оригинал, пусть высылает две копии. Но мои заказчики ни разу себе оригинал не попросили.

Вопросы/ответы

Ответы на часто задаваемые вопросы по оформлению ВЭД

1. Как быть, если у заказчика нет печати, которую требуют в банке?

Для ведения ВЭД от вас в банке потребуют печать. Сделать ее несложно и недолго. Вот только в банке любят требовать еще и печать от другой стороны — от заказчика.

Хорошо если у заказчика она есть, но чаще ее просто нет — таким анахронизмом ни в Европе ни в Штатах особо не пользуются.

Фишка в том, что требование банка ничем не обосновано — лицо-нерезидент никак не подчиняется валютному законодательству Украины, которое требует наличия печати. Вот что мне ответили в юридической службе:

Порядок заключения внешнеэкономических договоров (контрактов) регулируется Законом «О внешнеэкономической деятельности» (далее — Закон о ВЭД), общими положениями законодательства, регламентирующими договорные отношения, а также ст. 382 и 383 ХК, устанавливающими специальные требования ко внешнеэкономическим договорам (контрактам).

Исходя из украинского законодательства форма внешнеэкономического договора определяется правом места его заключения (абз. 6 ст. 6 Закона о ВЭД и ч. 3 ст. 382 ХК), что, в принципе, дает возможность сторонам договора влиять на его форму путем выбора места заключения.

То есть если договор заключить в Украине, его форма будет определяться украинским законодательством, если за рубежом — законодательством соответствующего государства.

Исключение составляют лишь договоры относительно недвижимости, расположенной на территории Украины: эти договоры в части формы подчиняются законам Украины всегда (согласно ч. 4 ст. 382 ХК).

Внешнеэкономический договор, заключенный за границей, не может быть признан недействительным вследствие несоблюдения формы, если соблюдены требования законов Украины (абз. 6 ст. 6 Закона о ВЭД).

Иными словами, при соблюдении требований национального законодательства относительно формы независимо от места заключения внешнеэкономического договора такой договор не может быть признан недействительным.

Такой же вывод следует и из ч. 6 ст. 382 ХК.

Согласно ч. 1 ст. 181 ХК: «Хозяйственный договор по общему правилу излагается в форме единого документа, подписанного сторонами и скрепленного печатями».

Таким образом, украинским законодательством установлено обязательное заверение хоздоговора печатями обеих сторон.

Если же договор заключается не на территории Украины, то, в принципе, сторона-нерезидент может обойтись и без печати — при условии, что законодательством страны места договора разрешается заключать договоры без скрепления их печатями.

Так что указывайте местом заключения договора страну заказчика и договор в банке обязаны принять.

И еще: это все нужно если заказчиком выступает юридическое лицо. Если заказчик — обычное физлицо, гражданин страны Икс, то ни о какой печати банк и заикаться не должен.

2. Зачем вообще становиться предпринимателем, если столько мороки?

Ну, можно и не становиться. Только тогда вы обязаны декларировать свои доходы и платить НДФЛ, сейчас ставка налога равна в Украине 15%. Плюс «белые» доходы по идее помогут вам при оформлении визы при выезде за границу, при получении кредита в банке.

Еще мне говорили, что физическое лицо не имеет права вести ВЭД вообще.

Поэтому при получении денег на свою карту физлица в банке от вас могут потребовать подписать бумажку что «эти деньги не связаны с ведением предпринимательской деятельности».

Вероятность этого высокая, если вы получаете несколько тысяч долларов, регулярно. Если это попадет в налоговую у вас по идее могут быть проблемы и не важно, заплатили вы НДФЛ или нет.

Еще можно открыть счет в «нормальной стране», чтобы избежать этой бюрократии, но это незаконно (точнее, требует лицензии НБУ). От 2-х до 5-ти лет по статье 208 УК, кажется, так что оно того не стоит.

3. Если я уже являюсь СПДФЛ, нужно ли еще какая-либо дополнительная регистрация для осуществления ВЭД?

Нет, ничего не нужно.

4. Какие особенности ведения ВЭД для России/Беларуси?

Я в этой теме не специалист, но можно посмотреть на Swrus (Россия, Беларусь) и Хабре (Россия).

Темы: бизнес, ВЭД, законодательство, налоги, СПД

Источник: https://dou.ua/lenta/articles/ved-for-programmers/

Государственный оборонный заказ – что важно знать?

Какие документы мне требовать с иностранной стороны для подтверждения затрат?

Статья актуальна на 20 сентября 2019

Что значит быть участником закупок по ГОЗ?

У вас не будет секретов от ФАС, ФСБ и Казначейства

Будьте готовы в течение пяти дней предоставить по запросу госорганов:

  • Любые документы в рамках контракта.
  • Информацию о каждом привлеченном исполнителе: название, адрес, номера телефонов руководителя, ИНН, КПП и иную информацию.

Внимательнее работать с субисполнителями  

До заключения контракта:

  • Обязательно предупредите, что работаете с ними в рамках ГОЗ.
  • Расскажите о необходимости заключить договор о банковском сопровождении или открыть спецсчет в казначействе.

Во время исполнения контракта:

  • Не раскрывайте гостайну субподрядчикам, у которых нет лицензии ФСБ.
  • Будьте готовы отвечать на миллион вопросов.

Придется вести раздельный финансовый учет

Денежные потоки в рамках ГОЗ контролируются государством, поэтому в них нельзя включать другие расходы юрлица.

Например, вам нужно в рамках ГОЗ купить 20 метров определенного кабеля, который продается в катушках по 100 метров.

Поставить расходы на ГОЗ вы сможете только на 20 метров, даже если остальные 80 метров вам совершенно не нужны. Есть специальное постановление с правилами ведения раздельного учета.

Идентификатор контракта — главный ингредиент всех документов

Не забывайте включать идентификатор госконтракта во все документы, связанные с  его исполнением, в том числе в договоры с субисполнителями, во все счета-фактуры и другие бухгалтерские документы. В противном случае могут быть проблемы с получением денег от заказчика.  

Один спецсчет — для обеспечения заявок, другой — для расчетов с заказчиком

В закупках по ГОЗ тоже требуется обеспечение заявок через спецсчет, как в закупках по 44-ФЗ.

А после победы придется открыть другой спецсчет — в казначействе, куда заказчик перечисляет аванс. Контроль достаточно жесткий. Пока контракт не выполнен, деньги, полученные по ГОЗ, нельзя использовать на нужды юрлица, только на исполнение контракта или зарплату. О спецсчете в казначействе мы писали в отдельной статье, а ниже расскажем подробнее о получении выплат.

Часть закупок закрытые или с гостайной

Закупки в рамках государственного оборонного заказа часто бывают закрытыми. Документацию по ним не найти в ЕИС, приглашенному в закупку участнику она предоставляется по запросу или публикуется на специальной ЭТП АСТ ГОЗ.

Если вы планируете принимать участие в торгах ГОЗ, рекомендуем пройти регистрацию на площадке заранее. Регистрация занимает около 10 дней. Зато вы также сможете принимать участие в закрытых закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

В некоторых закупках требуется лицензия ФСБ России на работу с гостайной. Вы не сможете мыть пол или устанавливать окна в воинскую часть без такой лицензии. Как ее получить, мы писали здесь (спойлер: это непросто).  

Товары будут принимать с лупой

Товар должен на 100% соответствовать требованиям. На этапе приемки часто ведут фото и видеозапись, используют измерительные приборы. Некоторые потенциальные поставщики отказываются от участия в закупках по ГОЗ, так как боятся, что не пройдут приемку.

Кроме того, практически никогда нельзя предлагать иностранный товар.  В закупках в рамках ГОЗ действует национальный режим.  Постановление № 9 устанавливает запрет на допуск товаров из иностранных государств, кроме стран Евразийского экономического союза. Исключение — если товар не производится на территории ЕЭС.

У вас будет мало конкурентов

Это основной аргумент «за» участие в ГОЗ. Низкая конкуренция в сравнении с другими закупками обусловлена тем, что у многих поставщиков нет возможности или желания изучать все нюансы, проходить сложные регистрации и т.д. Другие опасаются излишнего внимания государственных органов к своей организации.

Как получать деньги во время и после исполнения контракта

Об общих правилах расчетах по гособоронзаказу мы писали в установочной статье про гособоронзаказ и казначейское сопровождение. В этой статье расскажем о моментах, которые вызывают больше всего вопросов.

Кто точно должен открывать счет в казначействе и когда?

Первым спецсчет в территориальном казначействе открывает головной исполнитель — победитель закупки, чтобы указать в госконтракте реквизиты для перечисления аванса и выплат. Дальше у него есть выбор:

  1. Сделать все работы/ поставить товары за свой счет. В этом случае до полного исполнения контракта можно потратить бюджетные деньги только на зарплату.
  2. Все подрядчики головного исполнителя с договорами больше 100 тыс.рублей тоже открывают счета. Тогда казначейство будет платить за товары и услуги им напрямую – до поставки (при согласовании ее необходимости) или после (с подтверждающими документами).

Если субподрячик головного исполнителя планирует что-то закупать у своего субподрядчика на сумму больше 100 тыс. рублей и не платить ему собственные деньги, то субсубподрядчику тоже нужен счет в казначействе.

Субподрядчикам «четвертого колена» спецсчета не нужны.

Как получить свои деньги?

Каждый год вступает в силу новый приказ о санкционировании выплат. В 2019 году казначейство действует по приказу от 11 декабря 2018 № 259 н. Деньги от заказчика можно получить только на цели из этого перечня, например «выплаты персоналу», «реклама», «приобретение ж/д билетов» и т.д.

Если вы хотите внести предоплату субподрядчику. В платежном поручении нужно прописать детализированное назначение платежа, соответствующее укрупненному коду расходования целевых средств (все варианты есть в приказе № 259 н).

Если акты с субподрядчиком уже подписаны. Тогда нужно заполнить заявление на раскрытие счета по статье «прочие выполненные работы».

Вместе с заявлением от вас потребуют все обосновывающие материалы, включая фото и видеофиксацию совершенных событий. В некоторых случаях казначейство может назначить выездную проверку.

Грубо говоря, чтобы убедиться, что ремонт выполнен или продукты питания уже на складе.   

Если деньги будут использованы не по назначению, то казначейство имеет право приостановить операции по счету.

Можно ли получить больше указанной в контракте прибыли?

На часть товаров (перечень из постановления правительства № 1465) себестоимость товара и прибыль в контрактах по ГОЗ регулируются государством. Размер прибыли стороны фиксируют в госконтракте при его заключении. Варианты расчета также есть в  постановлении №1465.

Для головных исполнителей, которые считают цену товаров затратным способом, применяется правило «20+1». Согласно ему, 20% рентабельности компания может добавить на свои издержки: оплату труда, производство. Но если  исполнитель не производит, а закупает комплектующие, то на них можно добавить только 1%.

Согласно п. в.) ст. 8.3 № 275-ФЗ деньги в качестве прибыли можно списывать на банковские счета юрлица только после исполнения контракта. Если исполнитель получил больше прибыли в ходе исполнения контракта (смог на чем-то сэкономить), прибыль можно увеличить по соглашению сторон, прописав это в допсоглашении с заказчиком.

Нормативные материалы

Также в этой статье собрали для вас все законы, которые регулируют ГОЗ:

Участие в торгах ГОЗ на первый взгляд выглядит достаточно непросто, но на практике процесс практически аналогичен обычным госзакупкам. Основное отличие в повышенном контроле со стороны государства и порядке получения оплаты.

Потратьте время, чтобы во всем разобраться, или обратитесь к специалистам по сопровождению. Новичку в ГОЗ они помогут избежать ошибок и понять схему действий. А дальше можно будет участвовать и исполнять выигранные контракты самостоятельно.

Текст и иллюстрации запрещено копировать без активной ссылки на сайт Контур.Закупок.

Источник: https://zakupki.kontur.ru/site/articles/1236-goszakaz

Условия признания и классификация расходов в целях налогообложения

Какие документы мне требовать с иностранной стороны для подтверждения затрат?

Руководитель департамента международной отчетности АКГ «Интерэкспертиза» Каланов Антон.

Раздел:Налоги

До принятия главы 25 Налогового кодекса РФ одной из основных проблем при формировании себестоимости для целей налогообложения был тот факт, что формулировки Положения о составе затрат позволяли вносить в определение себестоимости элемент субъективности. Речь идет о вопросе, являлся ли перечень затрат, приведенный в Положении о составе затрат, закрытым, то есть не подлежащим расширению. Вследствие особенностей формулировок Положения, должностными лицами государственных органов зачастую на субъективной основе решалось, что те или иные затраты не предусмотрены Положением о составе затрат, или же делался вывод, что эти затраты можно отнести на себестоимость по подп. «а» п. 2 Положения.

Состав расходов признаваемых для целей налогообложения с вступлением в силу главы 25 НК РФ, изначально не ограничен, что позволяет избежать имевшейся ранее проблемы.

Однако с другой стороны, не ограничен и список затрат, которые не признаются в целях налога на прибыль: согласно п.49 ст.

270 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются также иные расходы, не соответствующие критериям, указанным в п.1 ст.252 НК РФ.

Таким образом, законодатель отказался от действовавшей ранее концепции прямого перечисления и в п.1 ст.252 НК РФ определил основные критерии признания расходов. Но на практике это привело к значительно более острым проблемам, нежели имевшимся в рамках действия Положения о составе затрат, что требует самого серьезного анализа. В данном случае от решения принципиальных вопросов, связанных со ст.252 НК РФ, будет зависеть возможность признания налогоплательщиком расходов в каждом конкретном случае. Итак, в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ «расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода». Следовательно, для признания в целях налогообложения прибыли расходы должны одновременно удовлетворять трем главным критериям:

  • Расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;
  • Расходы должны быть экономически оправданными;
  • Расходы должны быть подтверждены документально.

Кроме того, налоговыми органами на практике предъявляются и иные, дополнительные требования к осуществляемым налогоплательщиками расходам для возможности их признания в целях налогообложения. Все они будут подробно рассмотрены в данной статье. Первый принцип признания расходов для целей налогообложения: расходы должны быть произведены в рамках деятельности, направленной на получение дохода. Обратим внимание, что если это требование не выполняется, то документальное подтверждение или обоснованность таких расходов в расчет приниматься не может. Рассмотрим три важнейших аспекта применения данного принципа. Во-первых, приравнивать данный принцип и принцип обоснованности расходов не следует: требование экономической оправданности согласно ст. 252 НК РФ предъявляется помимо требования об осуществлении расходов в рамках деятельности, направленной на получение дохода, и является необходимым, но не достаточным. Поэтому нельзя утверждать, что расходы являются обоснованными лишь постольку, поскольку они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, и наоборот. Во-вторых, необходимо заметить, что в Методических рекомендациях МНС РФ по применению главы 25 НК РФ рассматриваемый принцип значительно искажен. В соответствии с разделом 5 Методических рекомендаций «под экономически оправданными расходами следует понимать затраты, обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональности и обусловленные обычаями делового оборота». Вместе с тем, согласно ст.252 НК РФ расходы должны быть «произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода», но никак не «обусловлены целями получения доходов». Соответственно, связь произведенных расходов и доходов может быть значительно менее тесной, нежели предлагается налоговыми органами, и конкретные произведенные налогоплательщиком расходы не обязаны непосредственно соответствовать конкретным получаемым им экономическим выгодам.

Приведем пример, иллюстрирующий разницу двух подходов. Если сотрудник направляется в командировку, то организация в рамках этой хозяйственной операции, как правило, не получит доход. Однако это не означает, что такие расходы не признаются: командировочные расходы могут и осуществляться в рамках деятельности, направленной на получение дохода.

В данном случае важна цель этой командировки: работник может направляться для установления сотрудничества с покупателем, поставщиком и т.п. (рассматриваемый критерий соблюдается) или же работник может направляться в рамках благотворительной деятельности (рассматриваемый критерий не соблюдается).

Кроме того, существуют и особенности, например, работник может направляться в рамках деятельности обслуживающих хозяйств налогоплательщика (тогда эти расходы следует оценивать в совокупности с иными расходами этих объектов, как того требует ст.275.

1 НК РФ), или же работник может направляться в связи с приобретением амортизируемого имущества (тогда эти расходы включаются в стоимость такого имущества – см. раздел II.3 «Возможность включения затрат в расходы, единовременно уменьшающие налоговую базу» данной статьи).

Источник: http://www.interexpertiza.ru/press-tsentr/stati-i-publikatsii/nalogi/usloviya_priznaniya_i_klassifikatsiya_raskhodov_v_tselyakh_nalogooblozheniya/

Консультант закона
Добавить комментарий