В каких случаях имее силу архивная справка

Выдача отделом ЗАГС повторных документов и справок в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния

В каких случаях имее силу архивная справка


Некоторые наши читатели  думают,что ЗАГС -это такое место, где регистрируются браки.Так ли это?С этим вопросом мы обратились к начальнику отдела ЗАГС администрации города Мончегорска Ларисе Дружининой.

Л.ДРУЖИНИНА: Одни  браки регистрируют только Дворцы бракосочетания,поэтому они так и называются.У органов ЗАГС основные задачи гораздо шире. Регистрировать акты гражданского состояния и выдавать (высылать)документы , в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния.

КОРР.:Что же такое акты гражданского состояния?

Л.ДРУЖИНИНА: Обратимся к Федеральному Закону «Об актах гражданского состояния» №143-ФЗ от 15 ноября 1997года, ст.3:  «Акты гражданского состояния – действия или события, влияющие на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей, а также характеризующие правовое состояние граждан».

Государственной регистрации подлежат акты гражданского состояния: рождение, заключение брака, расторжение брака, усыновление (удочерение), установление отцовства, перемена имени и смерть. Государственную регистрацию производят органы записи актов гражданского состояния (ЗАГС).

Когда посетитель обращается по вопросу регистрации, сотрудником отдела ЗАГС  составляется запись акта гражданского состояния, на основании которой выдается свидетельство о государственной регистрации.

Бланки свидетельств выполняются типографским способом на гербовой бумаге; каждый такой бланк имеет серию и номер.

По истечении каждого года, эти записи актов гражданского состояния формируются в актовые книги, один из экземпляров которой в течение 100  лет (до внесенных  24.04.

02 изменений – 75 лет) находится в постоянно действующем архиве отдела ЗАГС, в котором эта запись была составлена.             

Получить повторное свидетельство (дубликат)  или  справку о регистрации брака, рождения и т.д. человек может только в том отделе ЗАГС, где и зарегистрировано рождение, брак и т.д.             

Если эти документы (актовые записи) находятся не в городе Мончегорске, а ,например,в отделе ЗАГС города Петрозаводска, то и заявление необходимо отправить по почте в этот ЗАГС, указав свой домашний адрес, дату и год регистрации (если точная дата забылась, то год указывается приблизительно), свои фамилию, имя и отчество на момент регистрации.

КОРР.: А как это выглядит на конкретном примере?

Л.ДРУЖИНИНА:  Возьмем для примера  необходимость получения повторного свидетельства о рождении гражданина С.  Пусть наш  заявитель С.

родился в селе Иваново Вашкинского района Вологодской области в 1937 году.

Ему лично нужно написать заявление о высылке повторного свидетельства о рождении и отправить в Вашкинский районный ЗАГС, в котором хранятся все актовые записи района (в т.ч. села Иваново).

В этом заявлении необходимо указать адрес проживания, ФИО родителей, так как в то время, особенно в селах, было много однофамильцев.

В конце заявления указать, в какой отдел ЗАГС просит прислать свидетельство, так как такой документ строгой отчетности к вам на домашний адрес никто не имеет право отсылать.

Получив такое заявление, специалисты отдела ЗАГС Вашкинского района вышлют повторное свидетельство в наш отдел и уведомление о высылке документа на адрес, который С. указал в заявлении.

При получении  в отделе ЗАГС  документа необходимо предъявить квитанцию об уплате госпошлины за выдачу повторного свидетельства, размер и порядок уплаты (освобождения от уплаты) которой определяется Налоговым кодексом Российской Федерации.

КОРР.: А какие документы, удостоверяющие личность, нужно предъявлять в этом случае?  И может ли получить их за тебя кто-то из родных?

Л.ДРУЖИНИНА: При выдаче документа  обязательно должен быть предъявлен паспорт (исключение составляет только выдача повторных свидетельств о рождении обратившегося гражданина. В этом случае, это могут быть: удостоверение личности офицера, паспорт  моряка, военный билет, справка об освобождении.)

Повторное свидетельство о рождении несовершеннолетних детей может получить любой из родителей, опекуны. Бабушки, дедушки, дяди, тети и другие заинтересованные лица могут получить повторное свидетельство только по нотариальной доверенности от выше перечисленных лиц.

Вместо повторного свидетельства о рождении взрослых (совершеннолетних) без нотариальной доверенности  родители могут получить справку о факте регистрации рождения, которая имеет юридическую силу. При этом факт родства (при разных фамилиях) необходимо доказать документально.

В случае, если необходимо подтвердить факт рождения совершеннолетнего сына (дочери), то вместо свидетельства высылается (выдается) справка, имеющая юридическую силу.

Правила получения повторных свидетельств и справок из архивов органов ЗАГС предусмотрены  статьей 9 ФЗ «Об актах гражданского состояния» № 143-ФЗ , в п.2 этой статьи записано, что повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния выдается:

– лицу, в отношении которого была составлена запись акта гражданского состояния;

– родственнику или иному заинтересованному лицу в случае, если тот, в отношении которого была составлена ранее запись акта гражданского состояния, умер. (Свою заинтересованность лицо должно подтвердить документами);

– родителям (лицам, их заменяющим ) или представителю органа опеки и попечительства в случае, если лицо, в отношении которого была составлена запись акта о рождении, не достигло ко дню выдачи повторного свидетельства совершеннолетия;

– иному лицу в случае представления нотариальной доверенности от лица, имеющего право на получение повторного свидетельства.

Вернемся к нашему примеру.

Специалист Вашкинского отдела ЗАГС на личное заявление высылает в наш отдел ЗАГС повторное свидетельство о рождении, а заявителю уведомление о том, какой документ, когда  и куда выслан.

 КОРР.: А бывают случаи, когда документы теряются при пересылке?        

Л.ДРУЖИНИНА: Возможны следующие ситуации:

– Извещение о высылке повторного свидетельства (справки) заявителю пришло, а документ не поступает. Это связано с тем, что извещения отправляются простым письмом, а свидетельства высылаются заказным, что гораздо продолжительнее по времени.

– Извещение поступило, а документ так и не пришел. Таких ситуаций, к счастью, единицы и причины нам неизвестны.

– Документ пришел, а извещение не поступило или не отправлено.

Таких причин может быть несколько, но самая распространенная – отсутствия сведений об адресе проживания заявителя.

В  случае, если  вы отправили заявление о высылке вам повторного свидетельства или справки о регистрации акта гражданского состояния, а известий нет, перезвоните или придите в наш отдел, чтобы  узнать о судьбе документа. Возможно, он давно находится в нашем архиве и через год, от момента поступления будет уничтожен, как невостребованный. 

КОРР.: А кому  ЗАГС не может выдавать повторные документы?

Л.ДРУЖИНИНА: Законом определены ограничения в получении повторных документов, а именно:

– повторное свидетельство о рождении не выдается родителям (одному из родителей) ребенка, в отношении которого они лишены родительских прав;

– повторное свидетельство о браке не выдается лицам, расторгнувшим брак и лицам, брак которых признан недействительным.

По просьбе указанных лиц им выдается справка, подтверждающая факт государственной регистрации рождения ребенка или заключения брака.

На этом вопросе хотелось бы остановиться подробнее.

Очень часто в наш отдел обращаются люди, желающие получать документ, подтверждающий факт регистрации расторгнутого брака.

Такие документы действительно необходимы, чтобы решить вопросы, связанные с вступлением в наследство, назначением  или перерасчетом пенсии, а также для подтверждения того, что диплом или аттестат зрелости  принадлежит именно вам, так как позднее вы изменили фамилию в связи с замужеством и  т.д.

Допустим, вам нужно подтвердить добрачную фамилию. Такие сведения есть в актовой записи о регистрации брака, который расторгнут.

Если регистрация брака состоялась в отделе ЗАГС города Мончегорска, а регистрация расторжения этого брака была произведена в любом другом городе – выдать такую справку возможно.

Но, если брак прекращен решением Мончегорского суда,мирового судьи, и регистрация расторжения брака осуществлена Мончегорским отделом ЗАГС, а брак зарегистрирован в другой стране, городе, районе, селе – то наш отдел справку, подтверждающую добрачную фамилию выдать не может, так как, повторю, эти сведения находятся в актовых книгах архивов загс, где и была государственная регистрация этого брака.

Например, гражданка Н.обратилась к нам за помощью в доказательстве того факта, что она и ее сестра – родные сестры.

Это возможно подтвердить, только предоставив свидетельства о рождении обеих женщин, так как только в этих документах содержатся сведения о родителях. Но, если  сестра Н.

никогда не была замужем, и данные в ее свидетельстве о рождении полностью совпадают с паспортными данными (ФИО, дата и место рождения), то ее сестра-заявитель несколько раз была замужем, при этом каждый раз переходила на фамилию мужа.

Первый брак женщина зарегистрировала на Украине, в городе Артемовске, второй – в Белоруссии, в городе Молодечно, а третий раз в городе Мончегорске, поэтому заявления о высылке справок, подтверждающих факт регистрации брака Н. необходимо отправить соответственно в Артемовский отдел ЗАГС Донецкой области и в         

Молодеченский районный ЗАГС Минской области. А так как последний брак не прекращен судом и не расторгнут, то повторное свидетельство о заключении брака в нашем городе и будет получено ею в отделе ЗАГС администрации города Мончегорска.

Для получения повторных документов и (или) справок о государственной регистрации актов гражданского состояния из стран СНГ и Балтии (кроме Республики Беларусь и ряда областей Украины) необходимо обратиться в наш отдел ЗАГС для оформления анкеты об истребовании этих документов с территории иностранных государств.

И если вы, уважаемые читатели, не имеете у себя каких – либо документов о регистрации актов гражданского состояния, позаботьтесь об этом заранее, а не в тот момент, когда возникла крайняя необходимость в их предъявлении!

Вызывает недоумение, когда на ваши заявления приходят повторные свидетельства и справки, а затем они являются невостребованными.

КОРР.: И насколько серьезна эта проблема?

Л.ДРУЖИНИНА: На сегодняшний день в архиве нашего отдела ЗАГС есть неполученные повторные свидетельства и справки.,присланные из других отделов ЗАГС.Их много. Перечислю :

-свидетельства о браке из территориального отдела города Воркуты,ЗАТО Североморска, Александрово-Гайского района,Саратовскойобласти;свидетельства о смерти из  Великого Новгорода,Стародубского района Брянской области;

-справки о браке из Гатчинского района Ленинградской области,Дзержинского района Калужской области,Соломбайского ТО ЗАГС Архангельской области,Валуйского района Белгородской области,города Череповца Вологодской области,Майкопского района Республики Адыгея,города Твери,Тушинского отдела ЗАГС города Москвы,города Орши Витебской области Республики Беларусь,Иланского агенства ЗАГС Красноярского края;

-свидетельства о рождении  из главного управления ЗАГС Московской области,Узункольского района Республики Казахстан,Коминтерновского района города Воронежа,Аннинского района Воронежской области,Кальбитского МР Республики Татарстан,Бутурлиновского района Воронежской области,Управления ЗАГС города Калуги,Одоевского района Тульской области,города Орехово-Зуево Московской области,Октябрьского района города Красноярска,Заволжского района города Ярославля,Новодвинского Управления ЗАГС Архангельской области,Устьянского райЗАГС Архангельской области,города Жигулёвска Самарской области.

Создается впечатление, что гражданам не нужны не только сами документы, но они совершенно не ценят ни труда сотрудников Министерства юстиции,наших коллег-специалистов органов ЗАГС, ни труда почтальонов, ни  потраченных денег. Ведь каждый документ, высланный для вас, оплачен администрациями городов и районов, из которых прислали повторное свидетельство.

Надеюсь, что эта информация поможет гражданам в решении их проблем, и они будут серьезнее относиться не только к своим документам, но и к труду множества людей, которые заняты поиском, пересылкой и выдачей документов и справок.

Источник: https://monchegorsk.gov-murman.ru/vlast/administratsiya/sostav/otdel-zapisi-aktov-grazhdanskogo-sostoyaniya-zags/poleznaya-informatsiya/vydacha-otdelom-zags-povtornykh-dokumentov-i-spravok-v-podtverzhdenie-faktov-gosudarstvennoy-registr.php

Выдача архивных справок, выписок, копий архивных документов органов местного самоуправления

В каких случаях имее силу архивная справка

Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) местной администрацией, должностными лицами, муниципальными служащими местной администрации в ходе предоставления муниципальной услуги.

Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не исключает возможность обжалования решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги, в судебном порядке.

Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не является для заявителя обязательным.

Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

  • нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
  • нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
  • требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
  • отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
  • отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа
  • не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
  • затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы,
  • не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
  • отказ местной администрации, должностного лица местной администрации
  • в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Прием жалоб в письменной форме осуществляется местной администрацией по адресу и в соответствии с графиком работы.

Жалоба в письменной форме может быть направлена по почте.

В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:

  • оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);
  • оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);
  • копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

В электронной форме в местную администрацию жалоба может быть подана заявителем посредством:

  • официального сайта местной администрации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;
  • федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» или Портала.

При подаче жалоб в электронном виде документы могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя не требуется.

Жалоба рассматривается местной администрацией.

Жалоба может быть подана заявителем через структурные подразделения Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее — МФЦ).

При поступлении жалобы МФЦ обеспечивает ее передачу в местную администрацию в порядке и сроки, которые установлены соглашением о взаимодействии между МФЦ и местной администрацией, но не позднее следующего рабочего дня со дня поступления жалобы.

Жалоба на нарушение порядка предоставления муниципальной услуги МФЦ рассматривается местной администрацией. При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в местной администрации.

Жалоба должна содержать:

  • наименование местной администрации, должностного лица местной администрации либо муниципального служащего местной администрации, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
  • фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), сведения о месте жительства заявителя — физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя — юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
  • сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Местной администрации, должностного лица местной администрации либо муниципального служащего;
  • доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением
  • и действием (бездействием) местной администрации, должностного лица местной администрации, либо муниципального служащего местной администрации. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Жалоба, поступившая в местную администрацию, подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом местной администрации, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае обжалования отказа местной администрации, должностного лица местной администрации в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

По результатам рассмотрения жалобы местная администрация принимает одно из следующих решений:

  • об удовлетворении жалобы, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Местной администрации опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах, не позднее пяти рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации;
  • об отказе в удовлетворении жалобы.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

В ответе по результатам жалобы указываются:

  • наименование местной администрации, рассмотревшей жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) уполномоченного лица местной администрации, приявшего решение по жалобе;
  • номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице местной администрации, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;
  • фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заявителя;
  • основания для принятия решения по жалобе;
  • в случае, если жалоба признана обоснованной, — сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги;
  • сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом Местной администрации.

По желанию заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью уполномоченного лица, вид которой установлен законодательством Российской Федерации.

Местная администрация отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

  • наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;
  • подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
  • наличие решения по жалобе, принятого ранее в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.

Местная администрация вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

  • наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
  • отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес заявителя, указанные в жалобе.

Источник: https://gu.spb.ru/188393/

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ УКРАИНЫ
ПРИКАЗ
02.03.2015 № 295/5

Зарегистрировано в Министерстве юстиции Украины04 марта 2015 г.за № 251/26696

Об утверждении Порядка выполнения архивными учреждениями запросов юридических и физических лиц на основании архивных документов и оформление архивных справок (копий, извлечений)

В соответствии со статьей 18 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» (с изменениями) ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Порядок выполнения архивными учреждениями запросов юридических и физических лиц на основании архивных документов и оформление архивных справок (копий, извлечений), который прилагается.

2.

Департаменту взаимодействия с органами власти (Козловская Н.А.) подать этот приказ на государственную регистрацию в соответствии с Указом Президента Украины от 03 октября 1992 года № 493 «О государственной регистрации нормативно-правовых актов министерств и других органов исполнительной власти».

3. Этот приказ вступает в силу с дня официального опубликования.

4. Контроль за исполнение данного приказа возложить на первого заместителя Министра Севостьянову Н.И.

УТВЕРЖДЕНОПриказ Министерства юстицииУкраины 02.03. 2015 г. N295/5

Зарегистрировано в Министерствеюстиции Украины 04 марта 2015 г.за № 251/26696

ПОРЯДОК выполнения архивными учреждениями запросов юридических и физических лиц на основании архивных документов и оформление

архивных справок (копий, извлечений)

І. Общие положения

1. Этот Порядок устанавливает основные требования к выполнению социально-правовых запросов юридических и физических лиц, других видов запросов, определенных подпунктом 4.

2 пункта 4 раздела VI Правил работы архивных учреждений Украины, утвержденных приказом Министерства юстиции Украины от 8 апреля 2013 № 656/5, зарегистрированных в Министерстве юстиции Украины 10 апреля 2013 года за № 584/23116, на основании архивных документов и оформление архивных справок, копий или выписок из документов.

2.

Действие этого Порядка распространяется на центральные государственные архивы, отраслевые государственные архивы, Государственный архив в Автономной Республике Крым, местные государственные архивные учреждения, архивные учреждения органов местного самоуправления, архивные подразделения государственных научных учреждений, музеев и библиотек, архивные подразделения государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и коммунальных предприятий, учреждений и организаций (далее — архивы).

3. Запрос физического лица может касаться самого (й) заявителя (заявительницы), лиц, находящихся на его (ее) иждивении, под опекой или попечительством, его (ее) умершей (го) супруги (супруга), близких родственников (родителей, детей, сестер, братьев, бабушки, дедушки и др.).

4. Предоставление документной информации по запросам юридических и физических лиц осуществляется путем составления и отправки информационных документов, виды которых определены подпунктом 4.

3 пункта 4 раздела VI Правил работы архивных учреждений Украины, утвержденных приказом Министерства юстиции Украины от 8 апреля 2013 № 656/5, зарегистрированных в Министерстве юстиции Украины 10 апреля 2013 года за № 584/23116.

Все виды информационных документов предоставляются физическим или юридическим лицам с предостережением, что они не могут быть размножены (полностью или в извлечениях), другим способом тиражируемые или включенные в информационные сети, базы данных без разрешения архива, который предоставил информационные документы, или Государственной архивной службы Украины.

Информационные документы направляются физическим или юридическим лицам вместе с сопроводительным письмом.

5. График личного приема граждан доводится до сведения граждан путем размещения на информационных стендах в вестибюле архива, на официальном веб-сайте архива, публикации в средствах массовой информации.

ІІ. Порядок выполнения запросов

1. Выполнение запросов юридических и физических лиц (далее — запросы) осуществляется в сроки, установленные законодательством, и контролируется руководством архива.

Выполнение запросов в архиве организовывается при наличии в запросе наименования организации, ее местонахождение (для юридического лица), фамилии, имени, отчества, места жительства (для физического лица), темы (вопроса), хронологических рамок запрашиваемой информации.

2.

Запросы рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее структурное подразделение или непосредственно исполнителю и выполняются на основании оригиналов документов и печатных изданий, которые хранятся в архиве.

3. Во время выполнения архивом повторных запросов проверяется соответствие содержания ранее выданной архивной справки сведениям, котрые есть в документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений архив включает их архивной справки, которая будет выдаваться повторно.

ІІІ. Оформление архивных справок, копий и извлечений

1. Архивные справки о подтверждении трудового стажа оформляются только за тот период работы, сведения о котором есть в документах архива. При этом указывается точное название должности, которую занимало физическое лицо, и период работы на этой должности. Сведения о работе в различных учреждениях предоставляются в одной справке.

Основанием для оформления архивной справки о подтверждении трудового стажа есть приказы (при отсутствии приказов по личному составу могут быть использованы приказы по основной деятельности), лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, характеристики, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и другие документы, которые содержат отметки о периодах работы.

Имеющиеся в личных делах листы по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно заполненные физическим лицом, на которых отсутствуют отметки отдела кадров о проверке приведенных в них сведений по оригиналам документов или справками, не могут быть основанием для оформления архивных справок о подтверждении трудового стажа.

2.

К архивной справке для назначения пенсии или перерасчета пенсии включаются сведения, котрые определенны Порядком подачи и оформления документов для назначения (перерасчета) пенсий в соответствии с Законом Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании», который утвержден постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 25 ноября 2005 года № 22-1, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 27 декабря 2005 года под № 1566/11846 (в редакции постановления правления Пенсионного фонда Украины от 7 июля 2014 № 13-1).

Архивная справка о заработной плате оформляется на основании лицевых счетов, платежных ведомостей и других документов о начисленной и уплаченной заработной платы.

Размер заработной платы в архивной справке отмечается в денежных единицах, действовавших в период, за который истребуется информация. Данные указываются отдельно за каждый месяц конкретного года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не проводится.

В случаях, когда архив не имеет возможности выдать архивную справку о заработной плате с расшифровкой выплаченных сумм по видам заработка, он выдает архивную справку, которая соответствует данным, имеющимся в архивных фондах.

Выписки из штатного расписания о должностном окладе, профсоюзные билеты, билеты партий и движений, общественных объединений, показания свидетелей не могут быть основанием для оформления архивных справок о заработной плате.

3. Архивные справки о военной службе, в том числе в составе действующей армии в период боевых действий, при выполнении интернационального долга, оформляются отраслевым государственным архивом Министерства обороны Украины и территориальными архивными отделами отраслевого государственного архива Министерства обороны Украины.

4. Основанием для оформления архивных справок об образовании есть сведения о периодах обучения и окончания учебного заведения по месту обучения.

При отсутствии в документах архива сведений об окончании учебного заведения в архивной справке указывается информация о продолжительности обучения в учебном заведении в соответствующие годы, окончание полного учебного периода (курса, класса) или отдельных его этапов.

Учитывая содержание запроса, архивная справка об образовании может содержать сведения из документа об образовании и из приложения к нему.

Сведения об обучении в разных заведениях предоставляются в одной справке.

5. К архивной справке об участии в ликвидации последствий аварии на ЧАЭС включаются сведения о воинской части, в составе которой физическое лицо принимало участие в ликвидации аварии, населенный пункт или объект, где лицом проводились работы по ликвидации последствий аварии на ЧАЭС, период (периоды) работы или жительства на этих территориях, другие имеющиеся в документах сведения.

6. Основанием для оформления архивных справок о награждении есть списки награжденных, официально утвержденные государственными органами, а также приказы и списки, подписанные руководителем юридического лица, ссылающиеся на соответствующий приказ.

7. Основанием для оформления архивных справок о несчастных случаях на производстве, лечения являются акты о несчастных случаях, книги учета и регистрации аварий, катастроф, несчастных случаев и документы по расследованию их причин.

8. Архивные справки, копии и выписки (изготовленные средствами печати) оформляются на бланке архива с указанием названия документа («Архивная справка», «Архивная копия», «Архивное извлечение»), удостоверяются подписью руководителя архива (архивные справки — также подписью начальника соответствующего структурного подразделения ) и гербовой печатью архива.

На период отсутствия начальника соответствующего структурного подразделения архивные справки подписывает работник архива, на которого возложено исполнение обязанностей начальника.

9. Текст архивных справок должен отвечать сути запроса и не должен содержать лишних слов. При вмещении в архивную справку выдержек из документов они обязательно берутся в кавычки.

Наименование организации (учреждения, предприятия), в которой работало или училось физическое лицо, в тексте архивной справки приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается использование официальных сокращений.

Если наименование организации (учреждения, предприятия) менялось, в архивной справке указывается только наименование, которое было в тот период, о котором идет речь в запросе.

10. Несоответствие отдельных сведений, содержащихся в документах архива, данным, изложенным в запросе, не может быть препятствием для внесения их в текст архивной справки, если другая документная информация не оставляет сомнения в тождественности лица или определенных фактов.

11. Фамилия, имя и отчество лица, в отношении которого запрашивается информация, подаются согласно архивным документам. Разночтения, несоответствие их написания в запросе и в архивных документах обозначаются словами «так в документах».

12. В тексте архивной справки применяется словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например: 05 апреля 1949 года.

13. В тексте архивных справок не разрешается делать исправления, не допускаются комментарии и собственные выводы исполнителя.

14. Разъяснение относительно выявленных в документах сведений, объяснения к документам, в отношении которых есть сомнения в их достоверности, неразборчиво написанных, исправленных автором, поврежденных (утраченный текст), излагаются в справке после указания поисковых данных или в сопроводительном письме.

15. Если архивная справка по объективным причинам является неполной ответом на запрос, текст архивной справки заканчивается словами «Других сведений не обнаружено».

16. После текста архивной справки помещаются поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фонда, описи, дела, листов), или название документа, являющегося основанием для выдачи архивной справки.

В архивных копиях / выдержках, изготовленных средствами печати, поисковые данные приводятся после текста, в изготовленных фото- или электрографическим способом — на обороте каждого листа.

17. Если текст архивной справки не умещается на лицевой стороне бланка, он переносится на обратную сторону. Архивная справка, объем которой составляет два и более листов, должна быть прошита способом, что делает невозможным ее разъединения без нарушения целостности.

Количество прошитых листов скрепляется подписью лица, выдавшего архивную справку, и печатью, а место соединения листов обязательно удостоверяется гербовой печатью архива.

В архивных копиях, изготовленных средствами печати, удостоверяющие надписи и гербовая печать размещаются на обороте каждого листа, в архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом — на обороте последнего листа.

18. Архивная справка оформляется на государственном языке, должна иметь регистрационный номер и дату оформления. Копия архивной справки удостоверяется исполнителем и остается в соответствующем делопроизводственном деле архива.

19. Архивные копии и выписки оформляются в том же порядке, как и архивные справки. В архивном извлечении название оригинала документа, его номер и дата указываются полностью, текст извлечения оформляется на языке оригинала документа.

Архивные выдержки имеют исчерпать все имеющиеся данные по запросу; пропуски в тексте отдельных слов, предложений обозначаются многоточием.

В случае необходимости к тексту архивной копии / извлечения могут делаться соответствующие предостережения по неразборчиво написанных, исправленных или таких, которые не подлежат прочтению, слов, а также внешних особенностей оригинала («так в документах»).

20. Работники архива отвечают за достоверность информации, изложенной в информационных документах, и за своевременность предоставления ответов на запросы юридических и физических лиц.

21. Делопроизводство относительно выполнения запросов юридических и физических лиц ведется отдельно от общего делопроизводства архива.

Директор Департамента взаимодействия с органами властиН.А. Козловская

Источник: https://tsdea.archives.gov.ua/ru/295_02032015_ru/

Выдача архивных справок

В каких случаях имее силу архивная справка

Приказом министра культуры и информации Республики Казахстан от 1 февраля 2008 года № 19 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов Республики Казахстан 19 февраля 2008 года под № 5140) утверждены стандарты оказания государственных услуг: «Постановка на учет средств массовой информации»; «Апостилирование архивных справок и копий архивных документов, исходящих из государственных архивов Республики Казахстан и направляемых за рубеж»; «Выдача архивных справок».

Стандарт оказания государственной услуги «Выдача архивных справок» (далее — стандарт, в соответствующих падежах) и станет предметом нашего сегодняшнего обзора.

Согласно стандарту, архивная справка — это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена (далее — государственная услуга). Государственная услуга оказывается на основании статьи 15 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» государственными архивными учреждениями, указанными в приложении к стандарту.

Государственная услуга оказывается физическим и юридическим лицам (далее — заявители) и должна предоставляться им в течение пятнадцати рабочих дней со дня регистрации документов в канцелярии государственного архивного учреждения.

В исключительных случаях, когда необходимо проведение дополнительного изучения или проверки, руководителем государственного архивного учреждения либо уполномоченным на это лицом срок оказания услуги может быть продлен не более чем на тридцать рабочих дней, о чем сообщается заявителю в течение трех рабочих дней.

Данная государственная услуга является бесплатной и предоставляется ежедневно, за исключением субботы и воскресенья. Прием документов осуществляется с 9.00 до 18.00 часов, перерыв на обед с 13.00 до 14.00 часов, в порядке очереди, без предварительной записи и ускоренного обслуживания.

Полная информация о порядке ее предоставления и необходимых документах располагается в портале «электронного правительства» http://www.e.gov.kz/, web-сайте Министерства культуры и информации Республики Казахстан по адресу: http://www.sana.gov.kz/, в официальных источниках информации, информационных досках с образцами, размещенными в зданиях государственных архивных учреждений.

В соответствии со стандартом для получения государственной услуги заявитель должен предоставить: заявление с приложением копии документа, удостоверяющего личность заявителя; для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя. Бланк заявления выдается работниками государственных архивных учреждений, а также размещается на web-сайте Министерства культуры и информации Республики Казахстан. Заполненные заявления, а также документы, указанные выше, сдаются в государственные архивные учреждения. После сдачи всех документов, необходимых для получения государственной услуги, заявителю выдается талон о приеме заявления, в котором указываются наименование государственного архивного учреждения, должность, фамилия и инициалы работника, принявшего заявление, дата и время его принятия.

Архивная справка выдается заявителю на личном приеме либо направляется по почте.

Основанием для приостановления оказания государственной услуги является непредставление заявителем документов, указанных в стандарте, а основанием для отказа в оказании государственной услуги является отсутствие необходимых сведений для выполнения запроса.

Деятельность государственных архивных учреждений в соответствии со стандартом должна основываться на следующих принципах: 1) соблюдения конституционных прав и свобод человека; 2) соблюдения законности при исполнении служебного долга; 3) вежливости; 4) предоставления исчерпывающей и полной информации; 5) защиты и конфиденциальности информации.

В случае имеющихся претензий по качеству предоставления государственной услуги, согласно стандарту, жалоба подается на имя начальников государственных архивных учреждений областей, городов и их филиалов, председателя Комитета информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан, руководства Министерства культуры и информации Республики Казахстан. Жалобы принимаются по почте, электронной почте либо нарочно через канцелярии государственных архивных учреждений, Комитета информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан, Министерства культуры и информации Республики Казахстан. Принятая жалоба регистрируется в журнале учета обращений физических (юридических) лиц и рассматривается в установленные законодательством сроки. О результатах рассмотрения жалобы заявителю сообщается в письменном виде по почте либо электронной почте. Адрес Комитета информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан: 010000, г. Астана, левый берег реки Ишим, Дом министерств, блок А, подъезд 15, телефон приемной председателя 8 (7172) 74-04-21.

Игорь ЛОСКУТОВ,

начальник юридического отдела компании «ЮрИнфо»

Больше новостей в Telegram-канале «zakon.kz». Подписывайся!

Источник: https://www.zakon.kz/106320-vydacha-arhivnyh-spravok.html

Выдача архивных справок, выписок и иных документов Архивного фонда Санкт-Петербурга

В каких случаях имее силу архивная справка

Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) исполнительным органом государственной власти (далее — ОИГВ), должностными лицами, государственными гражданскими служащими ИОГВ, в ходе предоставления государственной услуги. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не исключает возможность обжалования решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, в судебном порядке. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не является для заявителя обязательным.

Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

  • нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;
  • нарушение срока предоставления государственной услуги;
  • требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт‑Петербурга, для предоставления государственной услуги;
  • отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт‑Петербурга, для предоставления государственной услуги, у заявителя;
  • отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации;
  • затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации;
  • отказ ИОГВ, должностного лица ИОГВ, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в ИОГВ. Жалобы на решения, принятые руководителем ИОГВ, подаются в Правительство Санкт‑Петербурга.

Жалоба может быть направлена по почте, через подразделение Санкт ‑Петербургского государственного казенного учреждения «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее — МФЦ), с использованием информационно‑телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта ИОГВ, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

Жалоба должна содержать:

  • наименование ИОГВ, должностного лица ИОГВ либо государственного гражданского служащего ИОГВ, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
  • фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), сведения о месте жительства заявителя — физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя — юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
  • сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) ИОГВ, должностного лица ИОГВ либо государственного гражданского служащего;
  • доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) ИОГВ, должностного лица ИОГВ, либо государственного гражданского служащего ИОГВ. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Жалоба, поступившая в ИОГВ, подлежит рассмотрению руководителем, заместителем руководителя, осуществляющим контроль и координацию деятельности соответствующего структурного подразделения ИОГВ, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб в следующие сроки:

  • в течение пятнадцати рабочих дней со дня регистрации жалобы;
  • в течение пяти рабочих дней со дня регистрации жалобы в случае обжалования отказа ИОГВ, должностного лица ИОГВ в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений;
  • в иные сроки в случаях, установленных Правительством Российской Федерации.

По результатам рассмотрения жалобы ИОГВ принимает одно из следующих решений:

  • удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных ИОГВ опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, а также в иных формах;
  • отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения обращения (жалобы).

ИОГВ, его должностные лица, государственные гражданские служащие ИОГВ обязаны предоставить заявителю возможность ознакомления с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения (жалобы), если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, номера телефонов, по которым можно сообщить о нарушении должностным лицом положений, информацию о записи на личный прием и информационно‑консультационную помощь можно получить по телефонам.

Исполнительные органы государственной власти Санкт‑Петербурга и должностные лица, которым может быть адресована жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке:

  • в случае, если предметом обращения (жалобы) заявителя являются действия сотрудника подразделения МФЦ, жалоба (претензия) направляется в адрес Администрации Губернатора Санкт‑Петербурга: 191060, Смольный, Администрация Губернатора Санкт‑Петербурга; E‑mail: ukog@gov.spb.ru; Телефон: 576‑70‑42;
  • в случае, если предметом жалобы (претензии) заявителя являются действия оператора Портала, жалоба (претензия) направляется в адрес Комитета по информатизации и связи: 191060, Смольный, Комитет по информатизации и связи; E‑mail: kis@gov.spb.ru; Телефон: 576‑71‑23.

Для получения информации о должностных лицах исполнительных органов государственной власти Санкт‑Петербурга, ответственных за регистрацию и рассмотрение жалоб на нарушение порядка предоставления государственной услуги, перейдите по ссылке.

Источник: https://gu.spb.ru/188387/mfcservice/

Консультант закона
Добавить комментарий